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- Effectue les opérations relatives à la fermeture du mois : Effectue les écritures de régularisations de fin de mois des déboursés.Valide et met à jour la cédule des frais payés d'avances et effectue les écritures de fins de mois relativement à ces dépenses.Assure la révision des ventes internes et effectue les transferts des dépenses. Le cas échéant, communique avec les parties concernées.Valide mensuellement les comptes de grand livre. Corrige les écarts, les écarts afin de explique les soldes mensuels et obtient des pièces justificatives lorsque requises.Prépare et tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les rapports de fin de période relatifs à son secteur de travail (ex. : rapport sur la taxe de vente).Trimestriellement, déchiffre les rapports comptables et prépare les écritures de courus relativement à la fermeture des états financiers trimestrielles.
- Effectue divers traitements avancés liés aux comptes à payer. Traite les déboursés avec paiements par versements, dans le respect des échéanciers établis.Consulte les rapports d'anomalies budgétaires et effectue les corrections appropriées.Effectue le processus d'émission des chèques, procède aux vérifications et contrôles requis, et effectue les écritures de journal : Émet, au besoin, les chèques manuels et les duplicatas;Assure le suivi du processus d'émission des paiements hebdomadaires émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation. Procède aux annulations de chèque ou aux arrêts de paiement lorsque requis et avise les personnes concernées. Étudie les rapports de cartes de crédit corporative. Assure les suivis à cet effet et effectue les entrées de journal appropriées.Traite les comptes à payer selon les échéanciers de paiement déterminés : factures de fournisseur, demande de paiement, relevés de dépenses, demandes d'avance, note de crédit etc.
- Vérifie, concilie et comptabilise les transactions des activités internationales, dans le respect des politiques et des pratiques en vigueur.
- Prépare et transmet les données relatives aux déboursés imposables pour l'émission des reçus d'impôts annuel.
- En réponse aux besoins de son équipe et du service, extrait des données du système, produit des rapports informatiques et les transmet aux demandeurs.
- Participe aux activités de fin d'année financière : Participe à la comptabilisation des courus de fin de période relativement à la préparation des états financiers annuel.Participe aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuels. Identifie et corrige toutes irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités.Fournit aux vérificateurs externes les informations demandés lors des audits statutaires. Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d'améliorer les processus interne relatif à la production de l'information financière.
- Participe au développement des modules du système de gestion intégré afférents aux déboursés : Agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l'utilisation et l'implantation de nouvelle technologie.Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s'imposent.Examine les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système.Participe à l'identification de nouvelles procédures et aux activités d'implantation, de mises à jour du système de gestion intégré et des nouveaux outils technologiques.Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré relative à son champ d'activité et documente les tests effectués.
- Participe à l'archivage des différents documents de sa section dans le respect des procédures établies et des normes en vigueur à HEC Montréal.
- En l'absence du coordonnateur, s'assure de la coordination et de la répartition du travail des déboursés.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l'efficacité de son secteur de travail. Section 3 bleue
- Diplôme d'études collégiales en techniques administratives, ou toute autre combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente et un minimum de six années d'expérience de travail pertinente*
- Très bonne connaissance des notions comptables
- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Connaissance de l'utilisation d'un système de gestion intégré
- Aptitude pour la coordination et le travail d'équipe
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), les communications orales et écrites et pour vulgariser le langage technique
- Intérêt marqué pour l'apprentissage et l'utilisation des nouvelles technologies
- Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
- Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d'assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise
Agent(e) principal(e) aux déboursés - Montreal, Canada - HEC Montréal
Description
ChampsDescription HTML Section 1 bleueMilieu de travail
Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livres) et de la préparation des rapports et états financiers.
Section 2 griseRôle et responsabilité
L'agent principal ou l'agente principale aux déboursés effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés au paiement des déboursés de HEC Montréal et aux travaux de fin de période. De plus, cette personne participe aux travaux de développement et d'amélioration des systèmes informatisés.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Profil recherché
*Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
Section 4 griseAvantages