Secrétaire de Direction - Montréal, Canada - École de technologie supérieure

École de technologie supérieure

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Qui sommes-nous ?**

L'École de technologie supérieure est un établissement de l'Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l'ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages:

- Assurances collectives;
- Jusqu'à 21 jours de vacances par an;
- Horaire de 4 jours l'été;
- Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
- Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel);
- Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
- Accès aux différentes ententes corporatives de l'École;
- CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité d'emploi pour vous joindre à l'équipe de l'ÉTS? Alors, saisissez l'occasion et postulez à ce remplacement de 6 mois avec possibilité de plusieurs autres mandats au sein de notre organisation.

**Quel sera votre impact à l'ÉTS?**

Vous jouerez un rôle clé et serez une personne-ressource au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations du Décanat de la recherche.

**Au quotidien votre rôle sera de**:

- Assurer l'accueil et le service à la clientèle de première ligne à la réception du Décanat de la recherche.
- Orienter les partenaires, les visiteurs, la population étudiante et assurer le suivi des demandes d'information tant à l'oral qu'à l'écrit (en français et en anglais).
- Effectuer les suivis administratifs en lien avec les dossiers de l'équipe de direction. À cette fin, effectuer notamment la gestion des agendas et des courriels, la gestion budgétaire, la comptabilité, la gestion des horaires, la planification et la préparation des rencontres.
- Effectuer la mise en page de documents Word et PowerPoint pour soutenir les différentes activités du Service.
- Consigner et tenir à jour la comptabilité du service, préparer les demandes de paiement, effectuer les vérifications, coordonner les circuits de transmission et d'approbation, et s'assurer des suivis.
- Préparer les appels de services et placer des commandes auprès de fournisseurs internes et externes, pour les différents besoins matériels et informatiques du service.
- Offrir un support clérical au système de gestion de projet pour le suivi de contrats de recherche-développement.
- Interagir de façon proactive avec ses collègues et offrir un soutien à l'ensemble du service en participant aux différentes rencontres d'équipe et en offrant un soutien à la réalisation de certains mandats et en participant à la planification et l'organisation d'événements spéciaux.
- Agir à titre d'éditeur satellite pour le site Web du décanat.
- Assurer la cueillette, l'envoi et la distribution du courrier interne et externe.
- En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voir au maintien et au suivi de certaines opérations et assurer la bonne marche du bureau.

**Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?**

Scolarité: Vous possédez un **DEP en secrétariat** ou une scolarité équivalente. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience: Vous détenez **4 ans d'expérience** pertinente. Vous avez fait vos preuves dans des environnements structurés et avez développé une belle rigueur de travail.

**Autres**:

- La suite Office n'a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
- Vous possédez un niveau d'anglais avancé et avez une excellente maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit.
- On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes en planification, votre sens de l'organisation du travail, votre capacité à travailler sur plusieurs dossiers complexes tout en assurant une bonne gestion des priorités.
- Vous vous démarquez par votre dynamisme, votre enthousiasme, votre facilité pour les relations interpersonnelles et votre esprit d'équipe.
- Votre débrouillardise et votre sens du service à la clientèle vous incitent à donner le meilleur de vous-même. Votre mantra c'est qu'il n'y a pas de problème, juste des solutions

Mais surtoutvous avez une attitude positive et collaborative.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe du Décanat de la recherche l'ÉTS?

Nous avons hâte de vous rencontrer

Catégorie d'emploi**:Bureau**

Statut de l'emploi**:Remplacement 6 mois**

Numéro d'affichage**:23-24/065**

Classe / Salaire **:25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)**

Service**: Décanat de la recherche**

Début et Horaire **:35 h / semaine, du lundi au vendredi**

Début du mandat**:Dès que possible**

Date limite pour postuler**:23 juillet 2023**

Typ