Conseiller Immobilier - Montréal, Canada - Administration portuaire de Montréal

Administration portuaire de Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sous la supervision du chef gestion immobilière, la personne titulaire participe à l'élaboration, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des différents besoins, programmes et processus en matière de planification du territoire portuaire. Cette personne assure également un soutien administratif et soutien technique pour tous les domaines de l'équipe de gestionnaires du service. Notamment, la personne titulaire aura à:
**Assurer un soutien administratif aux activités du Service de la planification du territoire portuaire**:

- Agir comme responsable de première ligne pour toutes les demandes d'intervention spécifique à la gestion immobilière;
- Assister le chef, gestion immobilière et ses clients internes dans l'élaboration et l'implantation de programmes, procédures et processus;
- Assister le chef à la planification du territoire dans l'élaboration du plan d'immobilisation cinq ans.
- Coordonner la liaison entre les collaborateurs internes et externes et assurer le suivi nécessaire auprès des intervenants internes et fournisseurs de services;
- Assurer un suivi pour l'émission des documents et de la facturation de différentes demandes (demandes d'achat, bons de commande, appels sur contrat, etc.) pour plusieurs fournisseurs.
- Rédiger et préparer divers rapports, de présentations, de procès
- verbaux, de notes de service et de diverses correspondances, en effectuer la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de documents (lettres, notes de service, baux, conventions et diverses correspondances).
- Assurer la conformité de documents (demandes d'approbation, projets d'immobilisations, baux, ententes, etc.) et en effectuer le suivi aux fins de signature et approbation.
- Assurer toutes les étapes administratives des rapports d'évaluations immobilières, de gestion immobilière, et en assurer le suivi.
- Rédiger diverses présentations du service aux intervenants internes (comité de direction, etc.) et externes (clients, partenaires, etc.).
- Préparer et envoyer des communiqués aux usagers internes et externes;
- Collaborer avec l'ensemble de l'équipe pour s'assurer de l'efficacité des opérations et de l'environnement de travail.
- Assister les gestionnaires dans le processus d'appel d'offres pour certains contrats.

**Assurer un soutien technique**:

- Collaborer avec divers services internes, notamment avec le service géomatique, pour assurer une mise à jour des plans du territoire selon l'occupation et le service de l'environnement, pour l'utilisation des sols;
- Assurer le suivi des correctifs et la mise à jour des rapports de non-conformités des bâtiments et recommander des améliorations;
- En collaboration avec le chef gestion immobilière et l'administrateur responsable des bâtiments, élaborer, participer et assurer un suivi du programme des inspections des bâtiments et les mesures correctives;
- Coordonner un suivi des demandes ou mandats aux consultants externes en matière d'études, analyses (cycle du bâtiment, rentabilité, évaluation, capacité, etc.) sur différents projets, et rédiger des synthèses des documents pour la direction, au besoin;
- Assister le chef, gestion immobilière dans divers mandats en matière de mobilité durable, d'aménagement du territoire portuaire et limitrophes et assurer un suivi avec les différentes autorités règlementaires;
- Conseiller ses clients internes, évaluer les exigences en matière de conformité et recommander les mesures efficaces afin d'assurer une saine gestion des bâtiments.
- Participer aux différents comités avec diverses parties prenantes pour des projets touchant le territoire et son accessibilité pour les usagers;
- Responsable de la mise à jour des plans d'évacuation des bâtiments en collaboration avec le service de prévention et assurer l'implantation de mesure corrective requise selon les règlementations et normes en vigueur (RBQ, Code Canadien du travail, CNESST, etc.);
- Analyser les codes du bâtiment en vigueur, les règlements municipaux et les exigences en matière d'espace et d'implantation;
**Assurer un soutien administratif aux activités du Service de la planification du territoire portuaire**:

- Répondre aux demandes de renseignements généraux, et les achemine aux personnes concernées et/ou fournir l'information demandée à la clientèle interne et externe.
- Assister à la logistique des événements / rencontres qui se tiennent à la salle DJT au siège social;
- Effectuer le traitement du courrier et en assurer le suivi.
- Assurer que la structure établie du service pour la gestion des documents intégrés soient respectés et centralisés par les membres de l'équipe et d'en assurer la conformité.
- Effectuer le suivi de la facturation du service.
- Assurer le suivi administratif des réunions.
- Procéder à des vérifications d'inventaire des fournitures d