Réceptionniste, Soutien Administratif - Montréal, Canada - Centre Philou

Centre Philou

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Titre du poste **:Réceptionniste, soutien administratif

**Organisme **:Centre Philou

**Lieu **:Montréal, Québec

**Type d'emploi **:Permanent, temps plein (35 heures/semaine), Présentiel

Le **Centre Philou** est l'entreprise sociale derrière **une approche innovante auprès des polyhandicapés** depuis 17 ans. Pour soutenir les parents vers un meilleur équilibre familial, ce sont plus de 200 enfants qui fréquentent les divers services offerts, allant du répit 24/7 à l'école alternative unique, en passant par la garderie de stimulation intensive. Notre équipe est composée de personnes engagées qui repoussent les limites de l'inclusion et de la participation sociale.

**Sommaire du poste**

Nous sommes actuellement à la recherche de notre futur collègue qui occupera le poste de Réceptionniste, support administratif

Relevant de la Directrice générale et travaillant en étroite collaboration avec les membres de l'équipe administrative, le titulaire du poste devra exécuter de façon efficace l'ensemble des tâches de soutien administratif liées aux différents services. Il sera responsable, entre autres, de la réception des appels, du courrier, de la facturation, des archives et du classement de divers documents.

**Principales fonctions**

**réception**
- Réception des appels téléphoniques et réponse aux demandes d'information générale
- Accueil des visiteurs
- Réception du courrier et préparation des envois postaux
- Participation à l'organisation d'événements internes

**comptabilité**
- Entrée de données dans le système de comptabilité
- Effectuer la facturation pour tous les services
- Faire les paiements aux fournisseurs
- Préparation des chèques
- Numérisation des documents pour les mettre dans le système comptable

**administration générale**
- Gestion des archives, des inventaires et de la papeterie
- Classement des dossiers de fournisseurs, enfants, employés et accompagnateurs
- Gestion des passes de stationnement
- Commande des articles de bureau et équipements spécialisés
- Effectuer l'affichage interne (ex. postes téléphoniques)
- S'assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et téléphonique
- Faire signer, scanner et classer les formulaires 1088/1089/1090 pour le programme École
- Faire les reçus (suivi des heures) aux accompagnateurs 2 fois par mois
- Faire le paiement des avances aux accompagnateurs 2 fois par mois lorsque nécessaire
- Préparer le tableau des heures pour chaque paie
- Suivi des dossiers des élèves sur le site de l'aide financière
- Préparation de documents (ex. impression des agendas)
- Assurer le maintien des systèmes Amigest et À petit pas
- Mise à jour du site Web
- S'assurer de coordonner la logistique du bureau (commandes de repas pour les réunions d'équipe, s'assurer que l'espace physique du bureau est présentables etc...)
- Supporter administrativement les taches des Directeurs

**Qualités recherchées**
- Faire preuve de professionnalisme, d'initiative, de fiabilité et d'un grand sens de l'adaptation
- Faire preuve de rigueur et avoir le souci du détail (minutie)
- Très bon sens de l'organisation et gestion des priorités
- Ouverture à la critique et capacité à partager des idées
- Offrir un service professionnel et courtois aux parents
- Esprit d'équipe, dynamisme, créativité et rigueur

**Compétences requises**
- Détenir un AEC ou expérience jugée pertinente
- Maîtrise des langues française et anglaise, parlées et écrites
- Maîtrise de la suite MS Office
- 1-2 ans d'expérience
- Connaissance de la clientèle polyhandicapée (un atout)
- Connaissance du milieu des OSBL (un atout)

**Conditions d'emploi**
- Horaire de 35 heures par semaine
- Du lundi au vendredi

**Les petits + chez Philou**
- 4 semaines de vacances dès l'embauche (2 semaines flexibles et 2 semaines fixes)
- 5 congés de maladie et 2 congés personnels
- Congé supplémentaire le jour de votre anniversaire
- Assurances collectives
- Salaire compétitif
- Possibilité d'avancement ou de développement de carrière à l'interne
- Accès à des formations rémunérées
- Activités sociales organisées par le PhilouClub
- Ambiance de travail dynamique et collaborative
- Espace de travail stimulant et en constante évolution
- Repas cuisinés sur place
- Sans oublier, la meilleure machine à café

**Entrée en poste : 23 janvier 2023**

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 28,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Un seul lieu de travail