Coordonnateur(trice) des Services aux étudiant(e)s - Gatineau - Cégep Héritage College

Description

POSTE
Le Cégep Heritage Collège est actuellement à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) des services aux étudiant(e)s pour occuper un poste temporaire de remplacement à temps complet au sein du département des Services aux étudiant(e)s, jusqu'au retour du (de la) titulaire.

MANDAT :
Relevant du Directeur des services aux étudiants (DSÉ), le (la) Coordonnateur(trice) des services aux étudiant(e)s est responsable de certaines fonctions de gestion (leadership, organisation, direction, communication, gestion des ressources humaines, mise en oeuvre et évaluation des politiques) portant sur les
programmes, les services et les opérations reliés aux événements importants des services aux étudiants (c'est-à-dire : remise des diplômes, cérémonie de remise des prix, soirée des parents, etc.), au département des sports, aux activités récréatives, aux sports intra-muros, aux sports des ligues collégiales, aux activités socioculturelles et de bien-être, en plus de superviser le fonctionnement du bureau des Services aux étudiant(e)s. Le (la) titulaire de ce poste est également responsable de la mise en oeuvre et de la gestion des systèmes nécessaires au bon fonctionnement des salles polyvalentes, ainsi que de la vérification et du contrôle des procédures du département reliées à ses activités. Le (la) titulaire de ce poste appuie la mission, la vision et les objectifs du Cégep Heritage Collège dans les deux secteurs de l'éducation régulière et de la formation continue. En consultation avec les autres services, il (elle) gère l'ensemble des installations sportives et leur utilisation. Le (la) titulaire de ce poste sera également appelé(e) à interpréter et à mettre en application les
règlements administratifs, les procédures et les règlements reliés au Collège, à ses activités et aux étudiant(e)s.

FONCTIONS :
Le (la) Coordonnateur(trice) des services aux étudiant(e)s exerce plus spécifiquement ses fonctions dans les domaines suivants :

Pour le Collège, le (la) Coordonnateur(trice) des services aux étudiant(e)s, en consultation avec la DSÉ :

• Représente le Collège, tant à l'interne qu'à l'externe, dans les comités relevant de son secteur d'activités;
• Veille au respect de la totalité des lois, politiques, procédures et règlements relevant de son secteur d'activités et du Collège;
• Fournit des conseils et des recommandations au DSÉ et aux autres membres de la gestion portant sur son secteur d'activités;
• Développe et favorise une collaboration efficace entre son secteur d'activités et les autres services et départements du Collège;
• Coordonne la diffusion des renseignements portant sur les diverses opérations placées sous sa responsabilité;
• Représente le DSÉ (en cas d'absence ou de non-disponibilité) dans des situations concernant l'application du Code de conduite des étudiant(e)s ou la gestion de crise.

Pour son secteur administratif, le (la) Coordonnateur(trice) des services aux étudiant(e)s :

• Aide le DSÉ dans différentes tâches administratives reliées au fonctionnement du département;
• Surveille le fonctionnement de la réception et supervise le personnel de ce secteur;
• Fournit des conseils au personnel et le supervise;
• Surveille le développement et les activités des étudiant(e)s, notamment dans les domaines suivants : activités socioculturelles et multiculturelles et programmation, sports et équipes universitaires ainsi qu'une partie des programmes de santé et bien-être;
• Gère et supervise le personnel travaillant dans sa sphère de responsabilités;
• Prépare les rapports et les recommandations visant à améliorer les services offerts aux étudiant(e)s;
• Est responsable de la gestion des budgets de ses secteurs;
• Participe aux comités du Collège selon les instructions reçues du DSÉ;
• Représente au besoin le Collège auprès d'organismes externes et au niveau provincial;
• Travaille en collaboration avec le personnel des Services aux étudiant(e)s;
• Prépare le calendrier opérationnel de son secteur afin de s'assurer que tous les échéanciers du Collège et du Ministère sont respectés;
• En collaboration avec le DSÉ, tient des réunions avec le personnel, les Services aux étudiant(e)s et d'autres professionnel(le)s et comités;
• Prépare et développe des formulaires, des documents dynamiques, rédige et révise les procédures en consultation avec le DSÉ;
• Produit des statistiques relatives aux opérations placées sous sa responsabilité et selon les demandes d'autres départements du Collège ou d'organismes externes;
• Participe à l'élaboration de politiques, de programmes, de plans de travail, de plans de développement et de plans budgétaires reliés à son secteur;
• Est responsable, en collaboration avec l'équipe des Services aux étudiant(e)s, de divers événements s'adressant aux étudiant(e)s, notamment l'orientation, le programme de préparation au Cégep, la remise des diplômes, les prix remis aux étudiant(e)s;
• Élabore et met en oeuvre des programmes visant à favoriser la réussite des étudiants;
• Coordonne l'entretien et valide l'accès aux salles polyvalentes, à la salle de yoga et aux installations sportives, conformément à la politique du Collège et aux règlements du Ministère;
• Embauche et supervise le personnel de son secteur d'activités (à savoir : les employé(e) du centre de conditionnement physique, le personnel d'entraînement, le personnel des Services aux étudiant(e)s, etc.);
• Assure un suivi approprié les cas d'insatisfaction des étudiant(e)s et des utilisateur(trice)s;
• Développe des moyens d'évaluation de la satisfaction des utilisateur(trice)s;
• Reçoit et analyse les demandes budgétaires et soumet des recommandations;
• S'assure de donner des réponses rapides et précises à toutes les demandes de renseignement, d'aide ou de service;
• Aide à la préparation et à la mise en oeuvre du plan de travail des Services aux étudiant(e)s et fournit des données servant au Rapport annuel du Collège;
• Aide le DSÉ dans la préparation du plan de dotation en personnel qui reflète les besoins de son secteur; engage le personnel conformément aux procédures, aux politiques et aux règlements en vigueur;
• Évalue le personnel placé sous sa supervision conformément aux politiques et procédures en vigueur;
• Coordonne la diffusion des renseignements concernant diverses opérations placées sous sa responsabilité;
• Effectue toutes les autres tâches connexes qui lui sont assignées par le DSÉ.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES :
Éducation

• Détenir au minimum un baccalauréat dans un domaine connexe jugé équivalent par l'autorité compétente.

Expérience

• Posséder une expérience pertinente de travail de trois (3) à (5) ans, y compris une certaine expérience en gestion d'activités et d'événements sportifs et socioculturels ainsi qu'en gestion d'employé(e)s.
• Une expérience de travail dans des services aux étudiant(e)s et avec des étudiant(e)s adultes sera considérée comme un atout.
• Avoir d'excellentes connaissances et compétences dans la technologie faisant appel à un environnement Windows utilisant des logiciels comme MS Word, PowerPoint, Excel.

AUTRES QUALIFICATIONS :

• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, tant en français qu'en anglais;
• Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles; aptitudes à bâtir une équipe; style collaboratif; capacité à créer, à favoriser et à maintenir de bonnes relations de travail;
• Bonnes aptitudes au leadership et bonne écoute;
• Capacité à créer des partenariats;
• Bonne aptitudes à la résolution de conflits;
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à mener à bien plusieurs projets dans des délais serrés;
• Excellentes aptitudes au leadership et souci du détail;
• Disposé(e) à voyager, à travailler les soirs et les fins de semaine, selon les besoins;
• Compétences informatiques appropriées de l'environnement Microsoft;
• Capacité démontrée à travailler au sein d'une équipe et avec un minimum de supervision;
• Excellente éthique de travail;
• La connaissance du système des cégeps sera considérée comme un atout;
• Une expérience de travail dans un milieu syndiqué sera considérée comme un atout;
• Une expérience et connaissance de la diversité de la clientèle étudiante.

ÉCHELLE SALARIALE (PAR ANNÉE) :
La rémunération et les conditions de travail sont celles prévues par le Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des collèges
d'enseignement général et professionnel. L'échelle de traitement applicable se situe dans la classe 7 à compter du 1er avril 2026 d'un minimum de $ à
un maximum de $ par année.