Adjoint(E) de Direction - La Pocatiere, Canada - ALSTOM

ALSTOM

Verified Company

La Pocatiere, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Req ID:421255

Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure, signalling and digital mobility solutions. Joining us means joining a caring, responsible, and innovative company where more than 70,000 people lead the way to greener and smarter mobility, worldwide

Sous la supervision du directeur général, l'Adjoint(e) de Direction effectue des travaux de gestion pour aider à l'administration et à la coordination de toutes les activités, afin d'en assurer le bon déroulement et contribuer à l'efficacité administrative de la fonction, dans le respect des politiques et procédures internes. Cela comprend le soutien de l'équipe de direction en particulier pour la gestion des tâches de communication et des tâches administratives. Un rôle large et responsable nécessitant de solides compétences administratives en matière d'organisation et des qualités de communication, ainsi qu'une attitude proactive.

**Roles et Responsabilités**
- Agir en tant que point de contact entre la direction du site
- Soutenir la communication au niveau de la direction du site
- Entreprendre les tâches de réception d'appels, de prise de messages et d'acheminement de la correspondance
- Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée
- Gère l'agenda du directeur général, en y apportant les ajouts / modifications nécessaires selon les priorités quotidiennes et les requis. Planifie les rencontres, prépare la documentation nécessaire et s'assure du suivi des actions qui s'en suivent
- Produire et coordonner des rapports (hebdomadaires, comptes rendus de réunions, agenda du site ), des présentations et des briefs
- Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement
- Gestion des déplacements ; Création et gestion de tous les voyages en relation avec l'agence de voyages et notes de frais
- Organiser les réunions Site MD sur Site et la logistique (interne et support aux visiteurs)
- Prépare ou complète, le cas échéant, le support visuel (présentation Power Point) et peut être appelée à assister lors de présentations;
- Prépare le nécessaire avant l'arrivée d'un nouvel employé dans le département (outils de travail et accès). Le cas échéant, commande un ordinateur, les fournitures de bureau, crée les demandes d'accès nécessaires aux répertoires et logiciels, etc. En assure le suivi selon la date d'arrivée prévue.
- Gestion des factures ; Création de fournisseurs, achat Création de commandes et suivi auprès des fournisseurs et de la comptabilité avec gestion des dépenses
- Agit comme référence auprès des employés dans le respect des politiques et procédures internes.

**Formation et expérience**
- Diplôme d'études collégiale (DEC) en administration ou tout autre domaine connexe
- 5 ans et plus lié à un poste d'adjoint exécutif ou tout autre domaine connexe
- Maîtrise de MS Office avec une expertise dans Word, PowerPoint et Excel
- Expérience confirmée en correspondance verbale et écrite en français et en anglais
- Facilité de rédaction pour la communication interne et externe, dont l'utilisation de médias sociaux (LinkedIn,).

Compétences et aptitudes
- Discrétion et confidentialité
- Excellentes compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication
- Compétences en planification et en gestion du temps
- Réponses proactives et efficaces aux problèmes et défis urgents
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
- Excellentes capacités d'organisation et de planification
- Connaissance des outils de communication (Microsoft Teams,)

Alstom is the leading company in the mobility sector, solving the most interesting challenges for tomorrow's mobility. That's why we value inquisitive and innovative people who are passionate about working together to reinvent mobility, making it smarter and more sustainable. Day after day, we are building an agile, inclusive and responsible culture, where a diverse group of people are offered opportunities to learn, grow and advance in their careers, with options across functions and geographic locations. Are you ready to join a truly international community of great people on a challenging journey with a tangible impact and purpose?

**Equal opportunity statement**:
Alstom is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive working environment where all our employees are encouraged to reach their full potential, and individual differences are valued and respected. All qualified applicants are considered for employment without regard to race, colour, religion, gender, sexual orientation, gender i