Des - Sherbrooke, Canada - Bishop's University

Bishop's University

Verified Company

Sherbrooke, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

AFFICHAGE régulier à temps plein)
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L'Université Bishop's recherche un.e Assistant.e des Vice-Principal.e.s pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Vice-principal.e académique et recherche, le ou la titulaire du poste sera responsable du soutien administratif global au jour le jour pour le ou la Vice-Principal.e académique et recherche et leurs service respectif. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

**Nature des tâches**:

- Fournir un soutien au Sénat, au Conseil des gouverneurs et aux divers comités du Conseil que peuvent présider ou assister les Vice-Principal.e.s, y compris les comités conjoints relatifs aux unités de négociation du corps professoral de l'APBU. Ce soutien peut inclure la participation aux réunions pour prendre les minutes, dactylographier et distribuer les procès-verbaux, rédiger des ordres du jour en collaboration avec les VPs, préparer les trousses de l'ordre du jour, organiser les dates / heures / salles des réunions, contacter les participant.e.s, effectuer des suivis rigoureux sur des éléments tel que requis et faire de la rédaction de rapports annuels;
- Organiser des événements spéciaux tels que requis par les VPs, incluant la création et la distribution d'invitations, faire la promotion d'événements, faire les réservations d'installations, faire les arrangements nécessaires pour les besoins de restauration et d'entretien, vérifier des contrats, et si nécessaire, préparer des factures pour paiements;
- Fournir un soutien dans le maintien des relations avec les étudiant.e.s, le personnel, les professeur.e.s, les membres de la communauté, les membres du Conseil, les représentant.e.s du gouvernement et autres intervenant.e.s externes;
- Compiler les informations et générer des rapports internes des différents départements universitaires qui incluent le système de points d'ancienneté du corps professoral, les processus d'évaluation de l'enseignement, des rapports hebdomadaires, mensuels et / ou annuels ;
- Fournir un soutien à la préparation de rapports externes (y compris le gouvernement) ;
- Fournir un soutien administratif de base tel que des activités de classement, numérisation, gestion de calendrier et gestion de suivis;
- S'assurer que tous les standards sont respectés et rencontrés en matières des normes, politiques, procédures, documentation et échéanciers;
- Faire le suivi et la gestion des budgets sur une base ad hoc, mensuelle et annuelle;
- Superviser les calendriers des VPs et celui des assemblées générales;
- Projets spéciaux et autres tâches assignées.

**Qualifications et exigences**:

- Baccalauréat;
- 5 années d'expérience dans un rôle similaire en travaillant avec des membres de l'équipe de direction sénior.e.s);
- Assure la confidentialité, l'intégrité, la diplomatie, le professionnalisme et le tact en tout temps;
- Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit);
- Compétences organisationnelles exceptionnelles;
- Expérience en budgétisation et finance;
- Compétences technologiques de haut niveau, y compris la conception et l'analyse de questionnaires.

**À propos de l'Université Bishop's**:
Fondée en 1843, l'Université Bishop's est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l'Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d'éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l'Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. Bishop's est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d'études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation. Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

**Ce que nous offrons à nos employés**:

- un programme d'assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale, soins de la vue et l'assistance-voyage ;
- des vacances généreuses ainsi qu'un congé de 10 jours entre décembre et janvier ;
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