en Organisation Scolaire - Quebec City, Canada - Commission Scolaire Central Quebec / Central Quebec School Board

Commission Scolaire Central Quebec / Central Quebec School Board

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Pourcentage de la tâche: 100% de 35 heures, régulier temps plein_

**LE POSTE**

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste, en collaboration avec la direction, à supporter les équipes-écoles dans la création de l'horaire-maître de l'école ou du centre et d'autres grilles telles que l'horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d'efficience et, en plus, à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l'organisation des opérations administratives telles que l'inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins, l'éligibilité à l'école anglophone et de la sanction des études et la programmation des cours d'été.

**LES RESPONSABILITÉS**
- Supporter les équipes-écoles pour le confection des grilles d'horaire de l'école ou du centre en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d'enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d'enseignement et les contraintes d'un autre ordre tel que la dispersion des locaux et la disponibilité du transport; soumet ses recommandations aux secrétaires d'école sur les grilles et assure un suivi avec la direction et y apporte le support pour les modifications demandées.
- Aider au recueillement des données nécessaires pour l'inscription et le choix de cours des élèves; participe à la conception et l'adaptation d'un formulaire à cette fin, s'assure que la secrétaire d'école gère le retour des formulaires après qu'ils ont été remplis, que les secrétaires d'école apportent les corrections qui ont été convenues et produit les diverses statistiques nécessaires à l'établissement d'une grille d'horaire.
- Effectuer des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports, à l'aide de logiciels appropriés, permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins, la gestion et la transmission des données à la sanction des études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d'élèves, les codes permanents d'élèves, les absences d'élèves, la suppléance, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au Ministère.
- S'assurer que les dossiers des élèves soient à jour en supportant chacune des écoles avec les directives et politiques entourant ces dossiers.
- Dispenser la formation et offre le support requis concernant les procédures de l'organisation scolaire et l'utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations; au besoin, utilise un traitement de texte, un chiffrier et Internet.
- Répondre, au besoin, aux demandes d'information des autres intervenantes ou intervenants des écoles, de la commission scolaire ou des parents; peut être appelée à initier des secrétaires d'écoles moins expérimentés de même qu'à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes d'opérations techniques sous sa responsabilité.
- Accomplir toute autre tâche connexe, si nécessaire.
- L'utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d'alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire._
Job percentage: 100% of 35 hours, regular full-time_

**THE POSITION**

**THE RESPONSIBILITIES**
- Supports school teams in the preparation of school or center timetables, taking into account relevant factors such as course options offered, student course choices, teaching fields, pedagogical regime, available premises, group formation rules, teaching periods and other constraints such as dispersion of premises and availability of transportation; submits recommendations on timetables to school secretaries and follows up with the principal, providing support for requested modifications.
- Assists in the collection of data required for student registration and course selection; participates in the design and adaptation of a form for this purpose, ensures that the school secretary manages the return of forms after they have been completed, that school secretaries make corrections as agreed, and produces the various statistics required to draw up a timetable.
- Ensures that student files are up to date by supporting each school with the guidelines and policies surrounding these files.
- Provides training and support on school organization procedures and the use of various software programs to the people involved in these operations; when necessary, uses word processing, spreadsheets and the Internet.
- May be called upon to respond to requests for infor