Éthique Et Conformité - Montréal, Canada - Otéra Capital

Otéra Capital

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Filiale de la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ), Otéra Capital est un joueur institutionnel important en dette immobilière commerciale en Amérique du Nord et chef de file au Canada. Nous sommes réputés pour notre expertise, notre professionnalisme et notre fiabilité.

Le succès d'Otéra repose en grande partie sur le talent, l'expertise et la complémentarité de ses employés et employées. Nous offrons un environnement à la fois stimulant et dynamique, fondé sur la poursuite de l'excellence, la bienveillance, l'innovation, l'imputabilité et la collaboration. Travailler chez Otéra, c'est avoir accès à un programme de rémunération globale compétitif, ainsi qu'à des programmes axés sur le développement professionnel et le mieux-être.

Votre rôle

Relevant du Chef, Éthique et conformité, titulaire du poste assiste les membres de l'équipe Éthique et conformité, de la Direction des Affaires Juridiques et secrétariat corporatif, (l' « Équipe ») dans l'exécution de leurs tâches administratives et certaines tâches techniques.

Notamment, la personne effectue la rédaction, la traduction, la préparation et la révision de différents documents pour l'Équipe, et en effectue la mise à jour et la mise en page. assiste les membres de l'Équipe dans le cadre de la standardisation des documents légaux, coordonne la gestion documentaire, participe à différentes initiatives et projets, notamment en matière de processus en lien avec le Code d'éthique, de protection de renseignements personnels, de processus de dépôts réglementaires et de sécurité financière.

Vos responsabilités
- Assiste les membres de l'Équipe dans l'exécution de leurs tâches;
- Reçoit et fait la première analyse des déclarations des employés en vertu du Code d'éthique (déclarations de portefeuille, demande de préautorisation de transaction, déclarations cadeaux, etc)
- Reçoit et fait la première analyse des demandes selon la politique de protection des renseignements personnels et assiste l'équipe dans l'évaluation des facteurs de risques de transferts des renseignements personnels;
- Gère l'aspect documentaire des divers processus de conformité (règlementaire et éthique) et assure la complétion des dossiers des employés;
- Coordonne les travaux du Comité d'investissement restreint - Risque de réputation;
- Effectue la rédaction, mise en page, correction, impression, traduction et révision de différents documents (lettres, tableaux, présentations, rapports, y compris les procédures et politiques, etc.) pour l'Équipe et en effectue la mise à jour;
- Apporte les modifications demandées aux documents et notes standardisés, assure le respect des normes prescrites et une mise en forme adéquate;
- Participe à différentes initiatives et projets de l'organisation notamment en matière de gestion documentaire et assure le classement électronique et physique de la documentation;
- Effectue et coordonne le classement des documents de clôture;
- Fait le suivi de la facturation et du paiement des services aux différents registres et/ou organismes de consultation externe;
- Aide au développement de documents de formation;
- Vérifie les amendements aux déclarations annuelles des employés dans le cadre de la certification en éthique bi-annuelle;
- Tient les registres éthique et conformité et les dossiers personnels des employés concernant leurs déclarations en lien avec le code d'éthique
- Effectue certaines recherches de conflits d'intérêts par rapport aux registres mis en place pour les employés, dirigeants et administrateurs;
- Supporte le travail de vérification en lien avec la protection des renseignements personnels des employés et tiers;
- Supporte le suivi de la conformité des obligations réglementaires applicables aux hauts dirigeants et dirigeants d'Otéra par des dépôts annuels;
- Gère l'agenda et organise les réunions de l'Équipe.

Votre profil
- Diplôme d'études collégiales - technicien juridique ou secrétaire juridique ou gestion documentaire ou support administratif
- Posséder un minimum de cinq (5) ans années d'expérience dans un poste similaire.
- Excellente grammaire française et anglaise.
- Grande maîtrise des logiciels de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel et Outlook).
- Excellente connaissance en matière de mise en forme de texte.
- Habileté marquée au niveau de l'apprentissage des systèmes informatiques.
- Bilinguisme (français et anglais) oral et écrit - Interactions orales et/ou écrites fréquentes avec des employés d'Otéra Capital et/ou de la CDPQ et ses filiales basés dans un de ses bureaux internationaux.
- Excellent sens de l'organisation, débrouillard, minutieux et collaboratif.
- Sens de l'initiative élevée.
- Capacité de travailler sous pression; bonne gestion du temps et aptitude à gérer plusieurs tâches et per