Sales Coordinator - Montreal

PRANA recrute: Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator · À PROPOS DE NOUS · PRANA est une entreprise montréalaise certifiée B Corp qui est un chef de file dans la fabrication et la commercialisation de collations et déjeuners biologiques. Fondée en 2005 par le couple ...

Job description

PRANA recrute: Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator

À PROPOS DE NOUS
PRANA est une entreprise montréalaise certifiée B Corp qui est un chef de file dans la fabrication et la commercialisation de collations et déjeuners biologiques. Fondée en 2005 par le couple Alon Farber et Marie-Josée Richer, PRANA a pour mission de créer des aliments délicieux, meilleurs à la fois pour la santé des consommateurs, la santé des agriculteurs et celle de la planète. Fabriqués dans leur usine à Montréal, tous de nos produits sont certifiés biologiques, sans gluten, végétaliens et sont issus d'un approvisionnement responsable.

APERÇU DU RÔLE
Relevant du vice-président des ventes, le coordonnateur des ventes joue un rôle clé au sein de l'équipe commerciale de Prana. Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif, promotionnel et analytique quotidien aux responsables de comptes clés (KAM), au développement commercial et aux partenaires interfonctionnels.
Le/la coordonnateur(trice) des ventes est responsable de l'exécution rigoureuse des processus promotionnels, de la gestion des portails clients et des données, du suivi des dépenses commerciales (trade spend), ainsi que du soutien à la préparation des présentations de ventes et des revues d'affaires clients. Ce rôle requiert un grand souci du détail, d'excellentes compétences organisationnelles, une forte aisance avec les données et la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités et échéanciers simultanément.

** Poste contractuel de 1 an débutant en Avril. **

LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Soutien administratif et à l'équipe des ventes
Agir à titre de principal soutien administratif pour l'équipe des ventes
Maintenir et mettre à jour les plateformes de commerce électronique des détaillants et les portails clients
Offrir un soutien direct aux gestionnaires de comptes majeurs (Sobeys, LCL / SDM et autres comptes clés selon les directives de la VP des ventes)
Appuyer les initiatives internes liées au développement des affaires
Fournir un soutien de relève pour d'autres rôles des opérations commerciales, au besoin
Assurer l'exactitude et la mise à jour de la documentation, des formulaires et des dossiers
2. Planification et exécution des promotions
Soutenir les processus de planification promotionnelle annuelle, trimestrielle et ponctuelle
Coordonner les échéanciers de soumission, d'approbation et d'exécution des promotions
Élaborer, maintenir et mettre à jour les calendriers promotionnels maîtres
Compléter et soumettre les formulaires et gabarits promotionnels propres aux clients
Entrer les promotions dans les portails clients et plateformes tierces
Gérer les feuilles d'ententes (deal sheets), les billbacks, scanbacks et soumissions forfaitaires
Assurer le suivi des dates limites et des confirmations de soumission
Suivre les promotions en cours, à venir et complétées
3. Conformité, suivi et analyse des promotions
Vérifier la conformité des promotions selon les ententes (prix, durée, mises en marché)
Valider les données de performance promotionnelle (expéditions, données de ventes, prix)
Communiquer les enjeux ou écarts d'exécution aux équipes ventes et marketing
Compiler les résultats promotionnels (volume, revenus, croissance incrémentale, ROI)
Participer aux analyses post-promotion et aux rapports récapitulatifs
Suivre l'efficacité des promotions par client, SKU et type d'initiative
Identifier les tendances, enjeux et opportunités
Soutenir l'équipe des ventes avec des données pour les revues clients et rencontres internes
4. Suivi des budgets et des dépenses commerciales (Trade Spend)
Assurer le suivi des dépenses commerciales par rapport aux budgets clients et aux plans annuels
Maintenir les fichiers de suivi des dépenses par compte, promotion et SKU
Réconcilier les provisions promotionnelles avec les déductions et paiements réels
Soutenir les rapports de fin de mois et de fin de trimestre
Collaborer avec l'équipe Finance pour assurer l'exactitude des provisions et soutenir les audits
Signaler les risques de dépassement ou de sous-utilisation des budgets à la direction des ventes
5. Soutien aux présentations et aux rapports de ventes
Participer à la préparation des présentations pour les rencontres internes et clients
Mettre à jour les présentations avec les données, graphiques et sommaires promotionnels actuels
Compiler les documents pour les revues d'assortiment, QBR et rencontres de planification annuelle
Maintenir et mettre à jour les gabarits standards de présentation des ventes

QUALIFICATIONS
Baccalauréat en administration des affaires ou domaine connexe
1 à 2 ans d'expérience en soutien aux ventes, coordination des ventes ou rôle administratif
Expérience dans l'industrie alimentaire ou des biens de consommation (CPG), un atout
Excellente maîtrise d'Excel et PowerPoint
Grande rigueur et souci du détail
Capacité à gérer plusieurs échéanciers et priorités changeantes
Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à collaborer avec différentes équipes
Bilinguisme requis : français et anglais (parlé et écrit)
Présence requise au bureau de Montréal (poste non hybride)



ABOUT US
PRANA is a Montreal-based certified B Corp company, leader in manufacturing and commercializing organic snacks and breakfasts. Founded in 2005 by Alon Farber and Marie-Josée Richer, PRANA's mission is to create delicious food that is better for consumers, farmers and the planet. Made in their factory in Montreal, all of our products are certified organic, gluten-free, vegan and responsibly sourced.

THE ROLE
Reporting to the VP of Sales, The Sales Coordinator plays a key role in supporting Prana's Sales team. This role provides day-to-day administrative, promotional and analytical support to Key Account Managers (KAMs), Business Development, and cross-functional partners.
The Sales Coordinator is responsible for executing promotional processes, maintaining customer portals and data, tracking trade spend, and supporting sales presentations and customer reviews. Success in this role requires strong attention to detail, excellent organizational skills, comfort working with data, and the ability to manage multiple priorities across customers and timelines.

** 1-year contract position beginning in April **

KEY RESPONSIBILITIES
1. Administrative & Sales Team Support
Act as the primary administrative support for the sales team
Maintain and update retail e-commerce platforms and customer portals
Provide direct support to Key Account Managers (Sobeys, LCL / SDM and other Key Accounts as directed by VP Sales)
Support internal sales initiatives related to Business Development
Provide backup support for other commercial operations roles as required
Ensure accurate documentation, forms, and records are maintained
2. Promotional Planning & Execution Support
Support annual, quarterly, and ad hoc promotional planning processes
Coordinate timelines for promotional submission, approval, and execution
Build, maintain, and update master promotional calendars
Complete and submit customer-specific promotional forms and templates
Enter promotions into customer portals and third-party platforms
Manage deal sheets, billbacks, scanbacks, and lump-sum promotional submissions
Track promotional submission deadlines and confirmation receipts
Track live, upcoming, and completed promotions
3. Promotional Compliance, Tracking & Analysis
Monitor promotional compliance against agreed terms (pricing, timing, features)
Validate promotional performance inputs (shipments, scan data, pricing)
Communicate execution issues or discrepancies to sales and marketing teams
Compile promotional performance data including volume, revenue, lift, and ROI
Assist in post-promotion analysis and recap reporting
Track promotion effectiveness by customer, SKU, and promotional vehicle
Identify trends, issues, and opportunities based on promotional results
Support sales team with data for customer reviews and internal meetings
4. Trade Spend & Budget Tracking
Track trade spend against customer budgets and annual plans
Maintain trade spend trackers by account, promotion, and SKU
Reconcile promotional accruals versus actual deductions and payments
Support month-end and quarter-end trade spend reporting
Assist Finance with accrual accuracy and audit support
Flag overspend or underutilization risks to sales leadership
5. Sales Presentation & Reporting support
Assist in preparing sales presentations for internal and customer-facing meetings
Update presentation decks with current data, charts, and promotional summaries
Compile materials for line reviews, QBRs, and annual planning meetings
Maintain and update standard sales presentation templates

QUALIFICATIONS
Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
1-2 years of experience in sales support, sales coordination, or administrative roles
Experience in the food industry or CPG industry is strongly preferred
Strong proficiency in Microsoft Excel and PowerPoint
Highly organized with exceptional attention to detail
Ability to manage multiple deadlines and shifting priorities
Strong interpersonal skills and ability to collaborate cross-functionally
Fluent in English and French (spoken and written)
Presence required at the Montreal office (non-hybrid position)

Prana est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi favorisant la diversité et l'inclusion. L'entreprise prendra en considération tous les candidats qualifiés pour l'emploi, peu importe leur race, la couleur de leur peau, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur origine ethnique, leur âge, leur statut d'autochtone ou tout autre facteur pouvant être considéré comme discriminatoire. Si vous avez besoin d'un accommodement durant le processus de recrutement, nous travaillerons avec vous afin de répondre à vos besoins.