Agent ou Agente de Secrétariat de La Doyenne - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook,
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance et RH, Explo, Skype, VIA, Drupal

Cette personne joindra l'équipe du décanat. Son rôle principal consiste à assumer la responsabilité du soutien administratif au Bureau de développement de la recherche, ainsi qu'aux centres de recherche. Relevant de la doyenne, cette personne appuie quotidiennement le vice-doyen à la recherche et son équipe de conseillères en développement de la recherche ainsi que les directions du CRIRES et du CRIEVAT. Elle joint une équipe de soutien aux gestionnaires académiques et participe activement aux services cléricaux de haut niveau attendus au sein d'un secrétariat général de faculté.

**Tâches et responsabilités**:
Crée des dossiers sur le serveur facultaire au nom des organismes subventionnaires et voit au classement des demandes de subventions;
S'assure de la mise à jour régulière du Portail de la recherche à la FSÉ;
Collabore au processus d'approbation des demandes de subventions et fait le suivi auprès du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l
- innovation (VRRCI);
Rédige et transmet des courriels d'information sur la recherche;
Apporte un soutien à l'organisation d'événements liés à la recherche;
En collaboration avec la direction de chacun des centres, collabore au suivi budgétaire des subventions et autres budgets, aux prévisions budgétaires, à des évaluations de coûts; fait des conciliations, prépare des rapports, tableaux et statistiques;
Vérifie la présence et la validité des pièces justificatives, complète les formulaires administratifs pour les demandes de paiement et de remboursement, les rapports de dépenses de voyage et de réception, demandes d'achat, contrat, demandes de rémunération, etc.) et fait les suivis avec les requérants;
Effectue les transactions financières (rapports de dépenses, demandes de paiement, demandes d'achat, contrats, demandes de rémunération, etc.) et en assure le suivi. Applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises; Prépare, saisit et fait le suivi des contrats d'embauche des auxiliaires de recherche; Participe à la planification et à l'organisation matérielle de réunions, colloques, conférences-midi, séminaires et autres activités (convocations, réservations de locaux, de matériels, d'hôtels, préparation de documents et de pochettes, opération des systèmes de vidéoconférence, préparation de sites web, etc.); assiste à des réunions, prend les notes et rédige les procès-verbaux; Reçoit, saisit, révise, corrige et met en page des textes ou des rapports, extrait les données nécessaires au rapport annuel depuis le site Web; Répond aux demandes d'information ponctuelles de la direction, fait la gestion des demandes par courrier électronique, fait le suivi approprié et transfère aux personnes concernées quand nécessaire; Etc.