Adjoint(E) Administratif(Ve) - Canada - Association québécoise de la dysphasie - Région du Saguenay Lac-St-Jean

Description

**Poste : Adjoint(e) administratif (ve)**

Communication et information
- Organiser et coordonner la rédaction et la transmission d'informations.
- Effectuer les retours d'appels, le suivi des communications et des courriels, les suivis administratifs divers et des correspondances.
- Promotion de l'association québécoise de la dysphasie (AQD) auprès des organismes communautaires, scolaires ainsi que la clientèle dysphasique et la population en général.
- Gérer les communications externes:

- Gérer la boite courriel de l'AQD ;
- Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes.
- Évaluer l'information pertinente et l'acheminer avec l'outil approprié.

Logistique et préparation des documents
- Gérer la logistique des réunions du CA et préparer la documentation.
- Mettre à jour le registre des résolutions et du suivi de celles-ci.
- Mettre à jour les outils traitants du rôle et responsabilités du CA.
- Préparer l'Assemblée générale annuelle (AGA) avec la coordonnatrice:

- Fournir les rapports mensuels financiers ;
- Préparer le rapport d'activité et divers documents ;
- Effectuer les communications de l'AGA à l'interne et à l'externe.

Planification des activités et mise en œuvre
- Respect de la mission, de la vision et des valeurs de l'organisation
- S'assurer du bon fonctionnement de l'organisation.
- Supporter la coordonnatrice dans ses tâches.
- Effectuer diverses recherches.
- Préparer les résultats de ses recherches et les présenter.

Budget et états financiers
- Préparer les rapports financiers des activités liées à l'établissement du budget annuel.
- Produire les bilans financiers mensuels.
- Transmettre les résultats financiers et en faire le rapport de façon régulière à la coordonnatrice.
- Proposer à la coordonnatrice des outils de gestion ou des indicateurs de performances utiles à la prise de décision.
- Communiquer les informations financières de l'organisation des demandes (subventions, confirmation d'emploi, institutions financières)
- Produire les prévisions budgétaires et les présenter à la coordonnatrice.
- Produire les états financiers de l'organisation.

Général
- Gérer les programmes d'avantages sociaux, notamment celui d'assurance collective de l'organisation, de même que les autres aspects financiers des conditions de travail et politiques des ressources humaines ;
- concerne les comptes clients et fournisseurs et voir à ce que ceux-ci sont traités
- conformément aux paramètres établis:

- Effectuer les tâches inhérentes à la comptabilité et faire un compte-rendu à la
- coordonnatrice
- Émettre les T-4 et compléter les sommaires ;
- Évaluer et transmettre les prévisions salariales aux fins des cotisations de la CSST et
- effectuer la gestion administrative des dossiers personnels ;
- Effectuer les remises gouvernementales et produire tout rapport à cet effet si besoin.
- Produire divers rapports.
- Compiler les documents budgétaires.
- Réaliser les conciliations de fin de mois.
- Activités
- Produire et adapter des outils pertinents et standardisés de gestion financière des
- activités ;
- Participer à la préparation des budgets des projets.
- Faire le suivi financier des projets.
- Émettre et effectuer le suivi des factures.
- Produire le bilan financier final des projets.
- Rédiger divers documents administratifs (internes et externes)
- Effectuer les dépôts bancaires.

Demande de subvention
- Participe au volet financier des demandes de financement.

Formation (savoir/expérience requise)
- Formation en technique administrative, de bureautique ou DEP en secrétariat (coordination de travail de bureau sera considérée comme un atout) ;
- Minimum de 3 ans d'expérience dans d'adjoint administratif, à la direction ou
- expérience équivalente.
- Très bonne expérience dans le domaine communautaire.
- Bonnes connaissances des outils informatiques.

Attitudes et comportements
- Grand sens de l'autonomie ;
- Faire preuve de diplomatie ;
- Esprit d'analyse et de synthèse ;
- Forte aptitude pour le travail d'équipe (collaboration et bienveillance) et les relations
- interpersonnelles ;
- Assurance et confiance en soi ;
- Précision et exactitude ;
- Faire preuve de discrétion ;
- Avoir un bon jugement ;
- Avoir du leadership ;
- Sens de l'organisation et du contrôle ;
- Habileté à communiquer.

Conditions de travail:

- Horaire : 15 heures par semaine variable selon disponibilité
- Taux salarial : selon la politique en vigueur dans l'organisme (20.69$-25.28$)
- Entrée en fonction : le plus tôt possible

Type d'emploi : Temps partiel

Salaire : 20,69$ à 25,28$ par heure

Avantages:

- Horaires flexibles

Horaires de travail:

- Disponibilité la fin de semaine
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel