Agent de Bureau Au Registrariat - Montréal, Canada - Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec

Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agent de bureau au registrariat**

**Direction principale des études professionnelles, techniques et des affaires étudiantes**

**Un environnement de travail stimulant aux secteurs d'activités variés**

Depuis plus de 50 ans, l'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l'hôtellerie, de la gastronomie et de la sommellerie.
(GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d'expertise. En plus de ses formations diplômantes, l'ITHQ propose aussi du perfectionnement aux professionnels, des services-conseils aux entreprises et aux institutions, ainsi que des ateliers au grand public.

**Travailler à l'ITHQ, y avez-vous pensé ?**

À titre d'agent de bureau, vous détenez un rôle crucial au sein de la Direction principale des études professionnelles, techniques et des affaires étudiantes, particulièrement au sein de l'équipe de la Direction du registrariat, du recrutement et de l'organisation scolaire. Vous assumez un rôle essentiel au bon fonctionnement des opérations.

Au quotidien, vous travaillez étroitement avec le personnel administratif, technique et de coordination. De plus, vous êtes appelé à collaborer avec d'autres services et directions, notamment avec la Direction des opérations financières et des directions responsables dans le cadre des formations continues. Vous pouvez être sollicité pour participer à des comités comme celui lié à la numérisation ou à la gestion documentaire numérique. Votre fonction vous amène à travailler concrètement au développement de l'organisation.

**Vos principaux mandats**

Volet administration des dossiers étudiants de l'admission à la sanction des études
- Préparer le dossier étudiant lors de l'admission, de la sélection, de l'inscription ou autres notamment par la vérification et la numérisation de son contenu
- Archiver de manière méthodique et selon le plan de classification établi toute la documentation utile en utilisant les outils et les processus en place
- Collaborer à la planification des reprises ou des séances d'examen de tout ordre d'enseignement
- Préparer, produire et transmettre les verdicts, les lettres de sanction, les bulletins ou les attestations d'études
- Soutenir le personnel technique et de coordination lors des opérations courantes
- Participer à l'administration et aux opérations administratives pour la formation continue (rassemblement de l'information, mise en forme de la programmation après validation, etc.)

Volet financier
- Procéder aux opérations financières courantes du service (factures, paiements et autres)
- Assurer le suivi des opérations financières et des frais administratifs
- Procéder aux différents remboursements ou paiements
- Effectuer la conciliation des transactions journalières du registrariat
- Préparer des demandes de biens et de services et les contrats de location ou de service
- Collaborer aux opérations comptables, aux audits, à la planification et à la révision budgétaire, si nécessaire

Volet opérations courantes diverses
- Assurer le service à la clientèle directement au comptoir du registrariat
- Répondre et diriger les appels entrants et assurer les suivis requis (téléphonique, courriel ou autres)
- Assurer le traitement de tout envoi ou réception de documents officiels et assurer les suivis inhérents (documents, attestations, diplômes, certificats, etc.)
- Assurer la prise de rendez-vous sur différents calendriers Outlook
- Concevoir ou mettre en forme des documents et formulaires interactifs
- Assurer la numériser la documentation du registrariat
- Veiller à la mise à jour et à la conformité de l'information diffusée sur la page Web de l'ITHQ concernant les services offerts au registrariat
- Participer, avec sa direction et ses collègues, à l'élaboration des orientations et des objectifs du service

**Vos forces**
- Faire preuve d'empathie
- Démontrer de l'aisance avec la clientèle
- Posséder de l'entregent
- Avoir le souci du détail
- Être organisé et méthodique
- Posséder une bonne maîtrise des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels de la suite Office

**Vous détenez**
- Diplôme d'études secondaires (DES) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou de la bureautique ou une attestation d'études pertinente
- Une expérience mínimale de trois années dans des postes similaires
- Une connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
- La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

**Atouts**
- Une expérience en milieu scolaire
- Une connaissance de _COBA_ collégial ou autres systèmes de gestion pédagogique
- Une connaissance de _Librex_

**À l'ITHQ, nous vous offrons**
- Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine) à horaire variable
- Un sa