Executive Assistant - Montreal (administrative region) - Axxel HR

Description

Axxel RH a été mandaté pour recruter un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) afin de se joindre à un entrepreneur général bien établi, spécialisé dans le développement de projets immobiliers dans la grande région de Montréal.

Forte de plus de 30 ans d'expérience, l'entreprise se distingue par son expertise en planification, en gestion et en réalisation de projets de construction de haute qualité dans les secteurs résidentiel, industriel et commercial, avec un engagement constant envers l'intégrité, la qualité et la satisfaction de la clientèle.

Relevant de la VP - Directrice générale, l'Adjointe exécutive est responsable d'effectuer plusieurs tâches administratives.

Le role est à Ville Saint Laurent.

Gestion de la documentation

• Numériser et nommer des documents.
• Assurer le classement et archivage, la confidentialité et l'intégrité des documents.
• Organisation et suivi de la facturation, et dépenses.
• Création, révisionet soutien à la rédactionde divers documentset contenus (lettres, communiqués, courriels, présentations);
• Prise de notes et rédaction de documents administratifs : procès-verbaux, comptes-rendus, rapports, communiqués, contrats et ententes, etc.
• Organisation de l'agenda, de réunion, rencontre virtuelle ou en personne.

Gestion des communications

• Réception et transfert des appels.
• Réception et transfert des courriels et messages.
• Gestion de la prise des rendez-vous.
• Suivi des courriels non-répondus.
• Effectuer la préparation des dossiers avant les rencontres.
• Tenir à jour les divers dossiers, et assurer un suivi avec la directrice pour éviter des oublis et mise-de-côté.
• Gestion de l'environnement de travail (équipement, sécurité et ergonomie).
• Organisation d'activités corporatives et sociales ponctuelles.
• Toutes autrestâches connexes demandées par la direction générale.
• Autonomie, initiative et ponctualité.
• Sens aiguisé de l'organisation et de la confidentialité.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles, courtoisie et sociabilité.
• Esprit de collaboration et d'équipe.
• Discrétion, sens de l'engagement et de l'éthique.
• Aisance dans la résolution de problèmes, esprit critique et analytique.
• Facilité à gérer plusieurs dossiers à la fois et d'identifier des priorités.
• Rapidité d'exécution et respect des échéancier.
• Capacité d'avoir une bonne vue d'ensemble tout en ayant un souci du détail.
• Haut niveau de professionnalisme et de rigueur dans les suivis.
• Entregents et forte approche de service à la clientèle.
• Fortes compétences rédactionnelles.
• Connaissances de base en construction et en comptabilité.
• À l'affût des nouvelles technologies et des bonnes pratiques de communication.
• Intérêt pour le domainede la construction, de l'immobilier et de l'administration des affaires.
• Diplôme en administration, gestionde projets ou domaine connexe(collégial au minimum);
• Expérience confirmée d'au moins 7 ans.
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit essentiel ;
• Maîtrise de la SuiteOffice 365, Maitrise d'Excel, Word,Outlook essentiel
• Aisance avec les fonctionnalités des plateformes de rencontre virtuelles – Zoom, Teams, etc.
• Connaissance générale de l'informatique.
• Assurance médicale
• Assurance paramédicale (massage, ostéopathe, etc.)
• Soins visuels
• Soins dentaires
• Formations continues
• Évènement d'entreprise

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