Coordonnateur Administratif Principal/affaires - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d'autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Apporter un soutien administratif et accomplir des travaux de secrétariat dans le cadre des activités administratives et des affaires étudiantes. Participer à l'organisation des activités du département. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Remplir des fonctions comptables.

Principales responsabilités:

- Organiser, distribuer et vérifier le travail d'autres employés et participer à la formation de ces derniers. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d'améliorer le fonctionnement de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre des problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d'explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, et aux programmes de résidence et de stage.
- Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours d'autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire. Établir et vérifier des dossiers. Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier
- Résoudre des problèmes. Veiller au respect du règlement de l'Université et des échéances. Selon les besoins de l'unité, déterminer la rotation et les autres calendriers des activités étudiantes en communiquant avec les responsables afin de coordonner les stages et de vérifier leur disponibilité.
- Compiler les renseignements ainsi que vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d'ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un dossier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés
- Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et d'autres documents courts de nature complexe. Formater des documents, en vérifier l'exactitude et en corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Signer certains documents
- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, le cas échéant. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes:
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Sala