Secrétaire exécutive - Montreal, Canada - Urgences-santé

Description

Sommaire de l'emploi

Nous sommes à la recherche d'une ou d'un Secrétaire pour seconder le Directeur de la gestion des effectifs. Le ou la candidat(e) recherché(e) se doit d'apporter tout le soutien nécessaire, plus particulièrement dans l'organisation, la planification et la coordination des activités liées afin de contribuer à la transformation de la Corporation d'urgences-santé, dans un environnement hautement complexe et en perpétuel changement.
Ce poste est temporaire jusqu'au 7 octobre 2024 avec possibilité de prolongation

Coordonner l'ensemble des demandes adressées au directeur de la gestion des effectifs , en recueillant la documentation requise, en proposant à son supérieur immédiat en proposant l'approche qui convient d'adopter et en assurant le suivi auprès des intervenants impliqués, que ce soit en ce qui a trait à la documentation à fournir ou au respect des échéanciers;
Effectuer de façon autonome des liens entre les différents dossiers sous la responsabilité de son supérieur et préparer la synthèse de problèmes complexes devant être analysés et traités par le directeur;
Répondre, dans la mesure de ses connaissances, aux demandes de renseignements venant de l'interne ou de l'externe et assurer les liens requis auprès de l'équipe de direction;
Assurer tout le soutien nécessaire au directeur;
Collaborer avec les directeurs et les supporter dans la préparation des documents requis pour l'ensemble des réunions du cycle de gestion, du MSSS et des partenaires de la Corporation;
Organiser et préparer les différentes réunions, y assister, en rédiger les comptes rendus et en assurer les suivis;
Effectuer toute autre tâche connexe qui serait assignée en lien avec les besoins de son service.

Détenir un certificat en administration ou toute autre discipline jugée équivalente (une expérience exceptionnelle ou significative pourra être considérée en remplacement du certificat);
Posséder une formation générale en bureautique ou en secrétariat. Expérience professionnelle;
Cumuler un minimum cinq (5) ans d'expérience en soutien administratif à la haute direction.
Compétences personnelles et professionnelles
Posséder une vitesse au clavier de 50 mots/minute;
Posséder une excellente maîtrise de la langue française, autant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi qu'une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
Démontrer une facilité à rédiger à partir d'idées maîtresses (correspondance, procès-verbaux, comptes rendus, etc.);
Excellente capacité d'analyse et de jugement permettant de faire des liens entre les divers dossiers;
Exprimer une très bonne gestion du stress;
Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio, etc.).
Faire preuve d'un sens de l'organisation, d'une rigueur et d'une minutie hors pair;
Être autonome et avoir le sens de l'initiative dans l'exercice de ses fonctions;
Posséder une connaissance du réseau de la santé et des services sociaux constitue un atout;
Exprimer une grande disponibilité et flexibilité dans l'aménagement de son horaire.

Rémunération: Jusqu' à 61 327,15$ selon l'expérience

Urgences-santé en bref c'est presque 1700 employés, 1000 paramédics, interventions par année, appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui desservent 18 salles d'urgence, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d'habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c'est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l'innovation et c'est aussi faire partie de l'une des plus grandes organisations préhospitalières d'urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d'urgence au Québec. De plus, nous sommes des leaders en recherche préhospitalière d'urgence avec une vingtaine d'études collaboratives en cours.

La Corporation d'urgences-santé applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l'emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l'évaluation comparative des études émises par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec.