Agent(E) D'administration - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La **Direction de la Fondation HEC Montréal** et des relations avec les diplômés a pour mission de nourrir le sentiment d'appartenance et de promouvoir une culture d'engagement forte et durable permettant à la communauté HEC Montréal de contribuer à toutes les dimensions de la vie universitaire et à l'essor de la société.

**Rôle et responsabilités**:
L'**agent ou l'agente d'administration - secrétariat** met à profit ses habiletés relationnelles et capacité d'organisation et de planification, ses excellentes connaissances techniques de secrétariat pour toute tâche cléricale qui lui est confiée pour soutenir les activités de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_
- _**_Support administratif et clérical pour l'ensemble de la Direction (60 %)_**

Accueille les visiteurs, reçoit, filtre et achemine les appels entrants sur la ligne téléphonique de la Direction et traite la boite courriel générale, trie et achemine les courriels aux personnes responsables et répond aux questions relevant de sa compétence.

Effectue la révision de textes, fait la mise en page de présentations ou encore développe des gabarits de présentation pour l'ensemble de l'équipe de la Direction.

En collaboration avec la directrice des opérations et de l'administration, assure le traitement et le suivi des procédures administratives internes:

- Complète les formulaires de demandes d'autorisation d'engagement et de paiement pour le personnel contractuel, et effectue les démarches administratives relatives à l'arrivée et aux départs du personnel régulier;
- Effectue l'entrée des absences dans le système de HEC, fait la mise à jour d'informations dans le répertoire commun de la Direction;
- Procède aux inscriptions des employés pour des formations;
- Apporte un soutien administratif à l'adjointe administrative à la direction lorsque nécessaire notamment l'envoi de lettres de remerciements aux donateurs, la prise de rendez-vous dans les agendas de l'équipe de sollicitation ou encore le traitement de leurs relevés de dépenses.

Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers de la Direction en assure le classement selon les normes établies

Assure l'inventaire du matériel, des fournitures de bureau et articles promotionnels nécessaires au fonctionnement de l'unité. Complète les formulaires de demandes d'achat requis.

Participe à la mise à jour des coordonnées des diplômés dans la base de données et contribue à l'amélioration continue de cette base de données.

***_Soutien aux activités de mobilisation - diplômés (30%)_**

Voit à l'organisation et aux suivis appropriés des assemblées et réunions de l'Association des diplômés notamment en procédant aux convocations, réservations de salles et à l'envoi des documents en soutien de ces réunions.

À l'aide des logiciels appropriés, prépare, met en forme et assure la qualité, à partir des demandes de l'équipe de mobilisation, des projets de réponse, des courriels et rédige toute autre correspondance, texte ou rapports afférents. Traduit ou corrige les textes ainsi produits lorsque requis.

Apporte son aide, dans le cadre d'événements organisés par la Direction.
- _**_Soutien aux autres activités (10 %)_**

Participe à l'organisation logistique et matérielle de différents événements de la Direction.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
- _Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner _toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour_ _le rôle._

Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant dont la suite Office

Forte habileté dans les relations interpersonnelles (approche client)

Minutie, précision