Adjoint(E) Au Directeur Général - Quebec City, Canada - Réseau de transport de la Capitale

Réseau de transport de la Capitale

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

POSTE RÉGULIER

TEMPS PLEIN (35 heures par semaine)

TÉLÉTRAVAIL EN MODE HYBRIDE

Direction générale

Salaire annuel entre $ et $ (selon l'expérience)

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision du directeur général, le(la) titulaire agit à titre d'adjoint(e) de celui-ci et, au besoin, de la présidente du conseil d'administration. La personne assiste principalement le directeur général dans la planification et l'exécution de ses tâches générales et spécifiques. Elle assure une bonne gestion de l'information, dirige celle-ci aux personnes concernées pour la traiter dans les différentes directions de l'entreprise et répond à diverses demandes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Agir à titre d'adjointe du directeur général et, au besoin, de la présidente du conseil d'administration, ce qui comprend, sans s'y limiter:

- Coordonner leur agenda;
- Organiser et planifier des rencontres avec différents intervenants internes et externes;
- Préparer les documents afférents pour différentes rencontres, rédiger les comptes rendus et faire le suivi de certains dossiers auprès des intervenants concernés;
- Traiter la correspondance reçue à la Direction générale, la filtrer, y donner suite ou diriger l'information aux personnes concernées et, si requis, s'assurer que les suivis respectent les échéanciers;
- Assurer le suivi des plaintes ou des demandes des élus municipaux et des conseils de quartier adressées au directeur général ou à la présidente auprès de la Division des affaires publiques ou du Service à la clientèle et veiller à ce que les suivis soient effectués en respectant les échéanciers;
- Rédiger différents documents (correspondance, tableaux, rapports, etc.);
- Au besoin, négocier des prix de location de salle et faire les réservations;
- Planifier et organiser les déplacements pour des rencontres à l'extérieur de la ville de Québec tels que des congrès ou colloques (transport et hébergement);
- Assurer différents travaux de bureau : assemblage, photocopies, etc.;
- Ouvrir, classer et maintenir à jour les dossiers actifs de la direction;
- Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau.
- Agir à titre de secrétaire du comité de direction, ce qui comprend, sans s'y limiter:

- Convoquer les rencontres et rédiger les ordres du jour;
- Recueillir les informations et préparer les dossiers;
- Assister aux rencontres, prendre les notes et rédiger les comptes rendus;
- Assurer les suivis auprès des personnes concernées.
- Participer à tout autre comité et préparer les documents afférents, si requis.
- Participer à la préparation ainsi qu'au suivi des feuilles de temps de la Direction générale et de la Direction des affaires corporatives.
- En collaboration avec le directeur général, préparer, contrôler et assurer le suivi du budget de la Direction générale.
- Soutenir la transformation numérique de la direction et de l'organisation en maintenant à jour ses connaissances, en les partageant et en proposant des manières d'utiliser les outils technologiques à bon escient.
- Au besoin, soutenir les collaborateurs du directeur général.

Il est important de noter que le poste peut inclure d'autres responsabilités de nature connexe qui ne sont pas détaillées dans la présente description.

PROFIL RECHERCHÉ
- DEC en administration, techniques de bureautique ou l'équivalent
- Cinq (5) ans d'expérience au sein d'un service de direction générale d'entreprise
- Aptitude pour le travail d'équipe et la collaboration
- Sens de l'analyse et du jugement
- Faire preuve d'autonomie et d'initiative
- Souci marqué pour la qualité du service à la clientèle, le respect des échéanciers et la confidentialité de l'information mise à sa disposition
- Connaissance approfondie du français
- Connaissance de la Suite Office 365

POUR POSTULER

1- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire);
2- Pour tout problème technique, cliquez sur l'option « aide » ci-haut.

DATE LIMITE POUR POSTULER : 30 MAI 2024

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

L1-AJL1