Adjoint administratif principal - Toronto, Canada - Canadian Institute for Health Information

Description

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés,

Pourquoi ce rôle est-il important ?

L'adjoint administratif principal assure un soutien administratif de haut niveau aux directeurs et aux équipes de gestion des SISACD, et ce, en faisant preuve de beaucoup d'initiative et de jugement et en travaillant avec un minimum de supervision. Au besoin, il offre aussi un soutien au personnel du Secteur des stratégies de données et des statistiques au bureau de Toronto.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Gérer proactivement l'horaire du directeur et, au besoin, celui des gestionnaires. Coordonner les horaires de la direction pour assurer la logistique des réunions virtuelles ou en personne. Tenir à jour le site Sharepoint de la direction.

2. Appuyer la préparation des réunions des comités internes pertinents et des groupes consultatifs de l'ICIS, de même que d'autres réunions externes. Assurer la logistique en ce qui concerne les locaux, l'hébergement, les services de traiteur et l'équipement audiovisuel, au besoin. Contribuer à la préparation des documents d'information et les assembler en vue de leur livraison aux membres des comités et des groupes consultatifs.

3. Recevoir les demandes des clients internes et externes, et veiller à ce qu'elles soient redirigées efficacement (au besoin) et qu'une réponse soit fournie rapidement.

4. Participer à des projets spéciaux en aidant la direction dans la planification et le suivi des initiatives lancées par la Direction des SISACD et le Secteur des stratégies de données et des statistiques, au besoin.

5. Effectuer diverses tâches administratives comme la mise à jour des listes d'envoi de courriels dans Outlook et des dossiers du système de gestion des relations avec la clientèle (CRM), l'organisation des déplacements et de l'hébergement, ainsi que la préparation et l'approbation des demandes de remboursement.

6. Aider à la gestion de l'approvisionnement, à la gestion des documents et des dossiers, et à la réalisation d'autres tâches, au besoin.

7. Remplacer le personnel du service de réception de l'ICIS et communiquer avec d'autres adjoints administratifs du Secteur des stratégies de données et des statistiques, au besoin.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme d'études collégiales ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.

• Au moins 2 ans d'expérience administrative pertinente auprès de cadres supérieurs.

• Aptitudes à gérer une multitude de priorités et à répondre aux exigences urgentes. Aptitudes manifestes à gérer la charge de travail au sein d'une équipe dirigée par plusieurs gestionnaires.

• Capacité organisationnelle éprouvée dans un environnement de travail où le souci du détail, de la précision et de la confidentialité est fondamental.

• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à surmonter les obstacles en trouvant des solutions possibles.

• Beaucoup d'initiative, de discrétion et de tact. Exercice de la profession dans le respect des valeurs fondamentales de l'ICIS.

• Entregent et capacité à collaborer avec les intervenants internes et externes.

• Bonne connaissance pratique des applications de Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, ainsi qu'Outlook, MS Teams et Sharepoint).

• Expérience de l'utilisation d'un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM), de ServiceNow et d'ERP, un atout.

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite et capacité à interagir avec diverses personnes à tous les niveaux de l'organisme.

• Maîtrise de l'anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.