Adjoint(E) Administratif(Ve) - Ottawa, Canada - Équipe Laurence

Équipe Laurence

Verified Company

Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Fondée en 1983 et actuellement en pleine expansion, **Équipe Laurence** est une firme de génie civil comptant 5 bureaux et plus de 100 employés. Devenue l'une des firmes spécialisées en génie civil parmi les plus importantes au Québec, Équipe Laurence travaille sur une multitude de projets d'envergure, variés et stimulants.

Chez Équipe Laurence, le bien-être des employés est au cœur de nos priorités. Nous offrons une grande flexibilité à nos employés et une ambiance de travail conviviale et amicale, qui favorisent la collaboration. En plus de bénéficier d'une rémunération performante et de primes, les employés ont accès entre autres à des cotisations employeur sur un REER collectif, des allocations pour des activités ou des équipements sportifs et plus encore

**But du poste**

Votre rôle est de produire un support administratif, téléphonique et une coordination interne aux équipes. En plus d'offrir un accueil chaleureux, l'adjoint a sous sa responsabilité différentes tâches d'assistance, d'archivage et de commandes.

**Tâches et responsabilités**

Réception
- Accueillir les clients à la réception avec courtoisie;
- Répondre au filtrage et transfert des appels téléphoniques entrants;
- Veiller à l'organisation et la propreté de la réception;
- Accomplir diverses tâches administratives;
- Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement de documents.

Assistance à la coordination interne
- S'occuper de la coordination au dessin en collaboration avec une autre responsable de cette tâche;
- S'occuper de la coordination avec l'arpentage et la surveillance de chantier;
- Aider à la coordination d'évènements (invitations);
- Assister au niveau administratif pour le service informatique;
- Tenir à jour l'inventaire;
- Créer certains comptes pour les nouveaux employés;
- Coordonner avec les différents clients pour la mise à jour de dossiers et contrats.

Administration
- Transmettre les informations et les documents aux clients et employés (par courrier et/ou par courriel);
- Créer divers tableaux spécifiques à un projet et/ou formulaires connexes;
- Numériser les documents (lettres, rapports, bordereaux, devis, offres de services, etc.);
- Assurer un suivi aux entrepreneurs sur les documents transmis;
- Gérer l'ouverture des dossiers clients (chemises, étiquettes), les rapports, les documents de soumissions, etc.;
- Gérer des dossiers dans la Casserole: clients et projets;
- Former certains employés pour la marche à suivre afin de créer divers documents;
- Archiver et mettre à jour la liste et le classement;
- Mettre à jour des manuels du ministère des Transports et autres documents, comme des publications du Québec;
- Saisir les données dans divers tableaux (Excel);
- Commander des fournitures nécessaires;
- Compiler les données;
- Aider dans le processus des offres de services majeures (50 à 100 pages) : saisir des informations, mettre à jour des curriculums vitae etc.

**Qualités requises**
- Diplôme en bureautique ou toutes autres formations pertinentes
- Expérience dans un poste similaire (génie-conseil, architecture, droit ou construction), un atout
- Excellente maîtrise du français, parlé et écrit
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Casserole (un atout), Microsoft Outlook, Acrobat, Power Point
- Attitude professionnelle, rigueur et minutie
- Maîtrise de l'anglais, parlé et écrit, un atout
- Aptitude à travailler avec plusieurs partenaires
- Excellente gestion des priorités, rapidité d'exécution et sens de l'organisation
- Autonome et proactif
- Polyvalence et flexibilité.

**Conditions de travail**

L'adjoint administratif à la réception occupe des semaines régulières de travail en temps complet, selon entente avec le supérieur. Il peut occasionnellement faire du temps supplémentaire en cas de charge importante de travail. Il a un horaire journalier flexible.

**Avantages**
- Assurances collectives complètes payées à 50% par l'employeur, incluant soins dentaires, soins professionnels de la santé (physio, masso, chiro, etc.), vie, invalidité, examen de la vue, voyages
- REER collectif avec cotisation de l'employeur jusqu'à 3% du salaire ou un maximum de 1500$/ année
- Montant de 500$/année pour toutes activités ou équipements sportifs
- Bureaux fermés pendant les Fêtes, soit 3 jours de congés supplémentaires payés par l'employeur
- Bonus discrétionnaires
- Activités organisées par l'employeur (journée d'été et tournoi de golf, dépouillement d'arbre de Noël avec les enfants, party de Noël, etc.)
- Ambiance de bureau chaleureuse avec paniers de fruits, boissons, gourmandises etc.
- Club social organisant plusieurs activités et tirages
- Et plus encore

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés de Vacances et Compensatoires
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