Secrétaire de Gestion - Saint-Jean-sur-Richelieu, Canada - Commission Scolaire des Hautes-Rivières

Commission Scolaire des Hautes-Rivières
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Saint-Jean-sur-Richelieu, Canada

3 weeks ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

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Description
**Secrétaire de gestion - Service des ressources matérielles (Atelier au Complexe 360, Saint-Jean-sur-Richelieu)**
**Remplacement d'un congé de maternité du 3 avril 2023 au 15 septembre 2024**
**Temps complet - 35 heures - Horaire régulier de 8h15 à 16h15 avec possibilité de télétravail**

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**Nature de l'emploi**

En plus des tâches définies à la classe d'emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

**Plus spécifiquement, la secrétaire de gestion attitrée au secteur projet au Service des ressources matérielles doit**:

- S'assurer du suivi et de la conformité des dossiers, principalement celui des appels d'offres. Ceci inclut entre autres les opérations suivantes:

- Préparation de dossiers;
- Ouverture de dossiers fournisseurs (envoi accréditation et dépôt direct)
- Envoi des lettres soumissionnaires;
- Assure le suivi des signatures de contrats;
- Retour des cautionnements;
- Vérification SEAO;
- Réservation de salles et faire l'ajout au calendrier RM;
- Réception des soumissions;
- Préparation des bons de commande dans Achat;
- Envoi de dénonciations;
- Suivi des documents demandés.
- S'assurer du suivi des contrats professionnels et des projets de construction dans le tableau de bord;
- Être responsable de la préparation des sommaires pour le conseil d'administration (ODJ, CR, résolutions);
- S'occuper des opérations liées à la paie:

- Entrer les paiements de temps supplémentaire;
- Entrer les absences;
- Faire la création d'emploi
- S'occuper des avis d'engagement pour les plus de 6 mois.
- S'occuper des notes de service pour les projets;
- Préparer des demandes d'ajouts d'espace et réédition MEQ;
- Réviser des documents tels que note de service, sommaire exécutif, octroi de contrat et autres;
- Créer des questionnaires FORMS et s'assurer du suivi des dossiers dans Office 365;
- Modifier des documents avec le logiciel Adobe XL Pro;
- S'assurer un suivi avec les frais de déplacement;
- S'assurer de mettre à jour les documents essentiels du service, dont celui du Réseau téléphonique, l'organigramme, le Qui-Fait-Quoi, le formulaire d'absence et de temps supplémentaires;
- Créer des documents qui serviront de modèle;
- Effectuer des requêtes pour l'équipe projet;
- S'assurer de l'envoi de documents projets (Note de service, Décision DG, Octroi de contrat);
- Faire l'ajout de tâches et faire le suivi pour les établissements dans Consillium;
- S'occuper des demandes de financement
- Mesures 50643* en faisant les suivis nécessaires;
- S'occuper de l'envoi du formulaire « Relevé de présence »;
- Gestion de plusieurs dossiers en simultané;
- Faire la distribution du courrier, les transferts d'appels, l'ouverture de dossier employé, etc.

**Qualifications requises pour l'obtention d'un poste régulier**
- Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme **ou **d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Exigences particulières**

La réussite des tests suivants peut être exigée pour confirmer l'obtention d'un poste régulier:

- Excel
- Word
- Français (rédaction d'un texte et code linguistique)

**Salaire**

Entre 22,54$ et 26,00$ / heure.

**De nombreux avantages (selon votre statut d'emploi)**
- 4 semaines de vacances;
- 2 semaines de vacances rémunérées lors du congé des Fêtes;
- Régime de retraite avantageux;
- Assurances collectives avantageuses et flexibles (médicaments, dentaire, salaire, etc.);
- Congés fériés payés;
- Accès au programme d'aide aux employés;
- Programme de formation continue pertinente à la fonction;
- Salaire selon expérience et qualifications
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