Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Faculté / unité: L'école d'éducation permanentes, bureau de doyen

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Responsabilités Principales:

- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Participer aux activités liées aux affaires étudiantes comme l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur les mentions, des prêts, des bourses et des bourses d'excellence. Soumettre les problèmes en dehors de son champ de compétences aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.
- Mettre à jour l'agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l'appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d'une intervention d'une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
- Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Coordonner l'organisation d'événements comme des symposiums et des conférences. S'occuper des préparatifs de voyage.
- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.
- Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- Orienté vers les résultats et capacité démontrée à planifier et examiner le travail de manière efficace, à collaborer avec les autres et à travailler avec succès en groupe.
- Excellentes compétences interpersonnelles pour établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes à tous les niveaux.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement en évolution rapide et à diriger des projets simultanés avec un minimum de supervision.
- Capacité à respecter des délais concurrents et à s'adapter à des circonstances changeantes.
- Solides compétences en résolution de problèmes, en priorisation et en organisation.
- Souci démontré du détail et compétences analytiques pour comprendre,