Agente ou Agent de Secrétariat - Quebec City, Canada - INESSS

INESSS

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

:
Statut : Emploi occasionnel d'un an à temps plein (35 heures par semaine)
Salaire : de $ à $
Le ou la titulaire pourrait être autorisé(e) à réaliser son emploi en mode hybride, selon certaines modalités, selon certaines modalités (voir la section «autres renseignements»).

L'INESSS a pour mission de promouvoir l'excellence clinique et l'utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au coeur de cette mission, l'Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux. Afin de réaliser sa mission, l'INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients, usagers, proches aidants et citoyens. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l'amélioration des soins et des services à la population.
Sommaire des responsabilités
Sous l'autorité de la directrice des services administratifs, du secrétariat général et des communications, le ou la titulaire du poste réalise un ensemble de tâches de soutien administratif en vue d'assurer la bonne marche des activités reliées à la planification et à l'organisation du secteur des ressources humaines et ressources matérielles et de l'approvisionnement. Le ou la titulaire collabore à l'organisation logistique et administrative de ces secteurs qui donnent son appui aux directions de l'INESSS.

Vos responsabilités spécifiques

Volet ressources matérielles
- Collaborer au suivi des inventaires relatifs aux ressources matérielles et informationnelles
- Participer aux différentes étapes relatives aux approvisionnements de matériel ou d'équipement
- Assurer le cheminement et le suivi des demandes d'approvisionnement
- Valider la conformité des documents (bons de commande, factures, etc.)
- Appliquer les politiques et directives en vigueur, en matière d'approvisionnement et de ressources matérielles
- En collaboration avec le secteur des ressources humaines, effectuer les demandes de mouvement de personnel
- Effectuer certains suivis en matière de réquisition de services et de régulation en lien avec les locaux de Montréal telles que du système de chauffage, de la ventilation, de la climatisation
- Assurer certains suivis de requêtes avec la SQI, les propriétaires du bâtiment et les fournisseurs
- Collaborer aux achats, installations, entretiens et réparations des appareils de bureautique (photocopieurs, téléphonie, etc.)
- Volet administratif- Planifier et organiser les différentes activités et réunions du bureau de Montréal
- Préparation et nettoyage des salles de réunions lors des rencontres, des comités, du conseil d'administration ou de formation
- Collaborer avec l'adjointe administrative de la PDG pour la gestion des repas et breuvages lors des rencontres
- Gérer les réservations de salles et d'équipements
- Gestion du courrier (dépouiller, trier, numériser et faire suivre aux personnes concernées, etc.)
- Assurer une gestion des différents accès et fournitures de bureau nécessaires au personnel
- Apporter un soutien à l'organisation pour des activités spéciales - Exercer toutes autres tâches connexes liées à votre statut de professionnel(le).
- Volet ressources humaines- Rédiger des comptes-rendus des différents comités
- Soutenir les techniciens et les professionnels du secteur dans la réalisation de leur mandat (préparation de documents, relecture, correction, mise en page, etc.)

Exigences- Détenir un diplôme d'études secondaires. Un diplôme d'études collégiales complété avec spécialisation en techniques de bureautique ou dans une discipline appropriée constitue un atout important
- Un minimum de deux années d'expérience dans un poste similaire
- Une excellente maîtrise du français
- Maîtrise de la suite Office - niveau avancé (Word, Excel, PowerPoint).

Autres renseignements
- Le ou la titulaire doit être en mesure de se présenter physiquement au bureau de l'employeur un minimum de 2-3 jours semaine selon les besoins de l'organisation
- Le ou la titulaire pourrait être autorisé(e) à travailler en partie en télétravail, ces modalités demeurant à déterminer en fonction de l'analyse de divers éléments, notamment:

- la présence de collègues de l'équipe immédiate de celui-ci
- Le ou la titulaire autorisé(e) à effectuer du télétravail aura la responsabilité de prendre les mesures ou les moyens requis afin que ses conditions d'exercice à domicile lui permettent d'offrir une prestation de travail satisfaisante, notamment au moyen d'un environnement de travail adapté et sécuritaire et d'une connexion Internet suffisamment puissante.
- Les bur