Technicienne ou Technicien en Administration - Quebec City, Canada - INESSS

INESSS

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

:
**Statut **:Emploi occasionnel, durée deux ans à temps plein (35 heures par semaine) Possibilité de régularisation du poste

**Salaire** : de $ à $ (salaire du 1er avril 2023)
Le ou la titulaire pourrait être autorisé(e) à réaliser son emploi en tout ou en partie en télétravail, selon certaines modalités (voir la section «autres renseignements»).

L'INESSS a pour mission de promouvoir l'excellence clinique et l'utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l'Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux. Afin de réaliser sa mission, l'INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau ainsi que celles des patients, usagers, proches aidants et citoyens. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l'amélioration des soins et des services à la population.

**Sommaire des responsabilités**

Sous l'autorité de la directrice, le ou la titulaire du poste accompagne les gestionnaires dans le fonctionnement administratif de la Direction de l'évaluation des médicaments et des technologies à des fins de remboursement (DER). Il ou elle collabore étroitement avec les gestionnaires et les assiste dans l'accomplissement et l'organisation de leurs tâches administratives quotidiennes. Il ou elle est appelé(e) à réaliser divers travaux techniques reliés à la production de sa direction Il ou elle voit aux relations internes et externes de la direction et assure la bonne marche des opérations courantes.

Le ou la titulaire du poste rend compte de l'exécution des tâches qui lui sont confiées. Il ou elle est autonome dans l'organisation de son travail et prend les moyens requis pour répondre adéquatement aux attentes des gestionnaires.

La personne sera également appelée à collaborer avec les autres directions de l'INESSS dans la réalisation de mandats communs.

**Vos responsabilités spécifiques**

**Volet soutien administratif**
- Soutient l'équipe de la direction, dans la réalisation de leurs fonctions (ressources humaines et production).
- Réalise divers travaux tels que lettres, rapports, tableaux, présentations et autres documents.
- Collabore à la réalisation de dossiers spéciaux et effectue des travaux techniques tels que compilations de données.
- Assure la communication avec les parties prenantes externes dans la planification des activités.
- S'assure de la mise à jour de l'horaire des employés, calendrier des absences.
- Assure la tenue de l'agenda l'équipe de la direction et des comptes de dépenses.
- Organise la tenue des rencontres de l'équipe de la direction.
- Coordonne les travaux relatifs à la préparation des rencontres de travail et achemine la documentation aux participants.
- Collabore au suivi des courriels.
- Assure la mise à jour des listes des comités, collaborateurs, partenaires, etc.
- Collabore à l'arrivée des nouveaux employés de la direction.
- Peut être impliqué dans des suivis de dépenses budgétaires.

**Volet mise en place et développement administratif de la direction**
- Soutient l'équipe de la direction, dans le développement et la mise en place d'outils de gestion.
- Collabore à l'implantation de nouveaux procédés de gestion et en assure la mise en place.
- Identifie les situations problématiques entravant la bonne marche des activités de la direction et propose des solutions.

**Volet suivi des projets**
- Agit comme secrétaire du comité délibératif permanent - Remboursement et accès.
- Utilise et développe des outils de suivi de gestion, en collaboration notamment avec la Direction des services administratifs, du secrétariat général et des communications (Logibec, ressources humaines, financières, informatiques et matériel, etc.)
- Traite les demandes d'honoraires des chargés de projets, experts, collaborateurs, etc.

**Volet soutien du secrétariat**
- Agit à titre de personneressource auprès des membres de la direction et répond aux demandes.
- Initie les nouveaux agents de secrétariat au travail.
- Travaille en collaboration avec les membres des autres directions de l'INESSS.

**Exigences**
- Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou toute autre formation jugée pertinente;
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente à titre d'adjointe administrative ou adjoint administratif en soutien de direction ou autres fonctions similaires. Toute autre formation ou expérience pertinente pourra être considérée;
- Excellente connaissance du français;
- Maîtrise de la suite Office niveau avancé TEAMS, Word, PowerPoint, Excel, etc.;
- Bonne c