Adjoint-e, Inscription Aux Événements - Montréal, Canada - Concordia University

Concordia University

Verified Company

Montréal, Canada

4 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Numéro de poste**: / P1463
**Département**:Gestion d'événements
**Niveau**:PE207-7
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$27,24 - $32,34/ heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**REMARQUE**: Poste contractuel en remplacement d'un congé jusqu'au 6 décembre 2024.

**NATURE DU POSTE**
Sous l'autorité de la chef des événements, assumer les tâches entourant l'inscription aux activités et aux événements, c'est-à-dire la préparation à l'inscription, le bon déroulement du processus d'inscription et la clôture dudit processus; aider à l'élaboration, à la planification, à la préparation et à l'exécution de l'ensemble des formalités d'inscription relatives aux activités et aux événements organisés par l'Avancement universitaire.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Inscrire les personnes participantes aux activités et aux événements organisés par l'Avancement universitaire ou par d'autres services ou départements de l'Université, selon les besoins : entre autres, réceptionner les formulaires d'inscription, en vérifier le contenu, saisir les inscriptions des personnes participantes dans la base de données, en extraire des sélections de population, confirmer les inscriptions, créer des listes de personnes inscrites et des insignes nominatifs.
- Réviser toutes les communications liées à l'inscription aux activités et aux événements et en vérifier l'exactitude avant leur envoi par la poste ou leur envoi massif par courrier électronique.
- S'occuper des inscriptions sur place.
- Respecter le calendrier prévu pour les inscriptions avant, pendant et après les activités et les événements.
- Maintenir un contact régulier avec les responsables des relations avec les diplômés et d'autres personnes organisatrices d'activités et d'événements.
- Assister à des réunions, prendre des notes, assurer le suivi des plans d'action et fournir conseils et soutien.
- Informer la chef des événements de l'avancement des inscriptions aux activités et aux événements; lui communiquer en temps opportun toute information pertinente.
- Réceptionner les paiements relatifs aux activités et aux événements; préparer les formulaires de dépôt; déterminer les revenus issus de la vente de billets; produire les factures et percevoir les paiements en souffrance.
- Suivre et analyser les tendances en matière de participation aux activités et aux événements ainsi que les données relatives aux recettes afin de minimiser les taux d'attrition et maximiser les gains d'efficience.
- S'assurer que les représentantes et représentants appropriés sont bien inscrits aux activités ou aux événements et confirmer leur inscription.
- Traiter les factures approuvées; s'occuper des demandes de chèques, des arrangements de voyages, des publicités et des dépenses.
- Faire les arrangements de transport et obtenir les autorisations d'usage pour le transport du matériel nécessaire aux activités et aux événements.
- S'acquitter d'autres tâches, selon les besoins.

**QUALIFICATIONS**
- Attestation d'études collégiales et de deux à quatre ans d'expérience pertinente; expérience souhaitable de la gestion d'une association ou d'un organisme sans but lucratif, de préférence en milieu universitaire.
- Un minimum de deux années d'expérience de la planification et de la coordination d'activités d'envergure, ainsi que de la collecte et de l'analyse de données à des fins statistiques.
- Bonne connaissance (niveau 4) de l'anglais parlé et écrit pour rédiger des propositions, de la correspondance et des rapports; bonne connaissance (niveau 4) du français parlé pour communiquer avec les diplômés et les contacts de l'externe.
- Connaissance de base de Word et de PowerPoint (pour créer et mettre à jour des documents et des présentations) et d'Excel (pour créer, utiliser et mettre à jour des feuilles de calcul).
- Expérience des systèmes de base de données.
- Aptitude et expérience démontrées en matière d'extraction de données, d'analyse de rapports et