Spécialiste Des Comptes Payables - Montréal, Canada - Encore Global

Encore Global

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Aperçu du poste (English version below)**

Effectuer le traitement quotidien des transactions des comptes payables afin de s'assurer que les comptes des fournisseurs soient à jour et exacts. Communiquer avec les fournisseurs au sujet de l'état des comptes ainsi qu'avec les sites d'ENCORE en cas de problèmes liés aux bons de commande (PO) *_Il s'agit d'une position hybride 4 jours en télétravail et 1 journée en présentiel *_

**Principales responsabilités**

**Gestion des données**
- Compiler, traiter et maintenir les factures des comptes payables. Effectuer une correspondance à trois voies dans SAP en vérifiant l'exactitude des données de la facture par rapport à la commande et la confirmation des données de la commande.
- Traiter et saisir 400 à 500 factures par semaine avec un minimum de supervision.
- Traiter et assurer le suivi des dossiers urgents.
- Gérer toute exception au processus conformément aux procédures standard de l'entreprise et résoudre ces problèmes en temps voulu. L'examen et le suivi hebdomadaires de ces factures " en attente " constituent un aspect important de ce poste de spécialiste des comptes payables, car il s'agit d'un indicateur clé de performance (ICP) dont l'équipe des comptes payables est tenue responsable.
- Projets spéciaux selon les besoins.

**Communication interne et externe**
- Communiquer avec les clients internes tels que le personnel des établissements ENCORE (DET et autres acheteurs) et/ou les fournisseurs externes pour obtenir les documents requis et/ou expliquer nos procédures de comptes payables.
- Identifier et résoudre les problèmes liés aux factures problématiques, travailler avec l'acheteur/fournisseur interne pour éviter que cela ne se reproduise.

**Gestion de l'information**
- Numériser toutes les factures et joindre des copies PDF dans SAP pour faciliter leur récupération.
- Rapprocher les relevés des fournisseurs en temps voulu, ce qui inclut, mais sans s'y limiter, la recherche de renseignements sur les fournisseurs, par téléphone, par courriel et par courrier.
- Rechercher les demandes de renseignements provenant des sites ENCORE via la boîte de réception des comptes payables.
- Travailler avec le service des achats pour identifier les divergences entre les commandes et résoudre les différends dans les délais impartis.

**Qualifications requises**
- Diplôme lié à la fonction, DEP, DEC en comptabilité
- 1 à 2 ans d'expérience en comptabilités
- Un niveau d'Excel avancé (obligatoire )
- Bon niveau en anglais, français fonctionnel
- Expérience avec SAP est souhaitable
- Doit communiquer professionnellement à tous les niveaux
- Démontrer d'excellentes aptitudes et capacités de résolution de problèmes
- Être motivé et prêt à apprendre
- Compétences analytiques

**Qualifications requises (suite)**
- Capacité à être flexible, à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans le respect des contraintes de temps.
- Capacité à être un membre efficace de l'équipe et à faire preuve d'initiative.
- Faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de réactivité envers toutes les parties prenantes - tant avec les acheteurs internes d'ENCORE qu'avec l'équipe des ventes.
- Capacité à produire des résultats en s'appropriant le "portefeuille" et en résolvant les problèmes.
- Proposer des améliorations et contribuer à la mise en œuvre et au soutien de tout changement.
- Capacité à traiter des informations confidentielles de manière discrète et professionnelle.
- Capacité à gérer les situations difficiles avec les fournisseurs de manière professionnelle.

**Compétences requises**
- Communication efficace
- Hospitalité
- Collaboration
- Capacité à concilier les parties prenantes
- Optimisation du processus de travail
- Qualité des décisions
- Sens des responsabilités
- Réactivité

**Position Overview**

Perform the day-to-day processing of accounts payable transactions to ensure that vendor accounts are up to date and accurate. Communicate with vendors regarding account status along with communication to ENCORE field locations with any Purchase Order (PO) issues._ (Hybrid Position 4 days working from home and 1 day from the office )_

**Key Job Responsibilities**

**Data Management**
- Compile, process and maintain Accounts Payable invoices. Perform a 3-way match within SAP by verifying accuracy of the Invoice data to the PO and receipt of PO data.
- Process and enter invoices per week with mínimal supervision.
- Process and follow-up on rush items.
- Manage any exceptions to the process according to standard company procedures and resolve these issues in a timely manner. Weekly review and follow up of these invoices "on hold" is an important aspect of this AP Specialist position as this is a Key Performance Indicator (KPI) that the AP team is held accountable for.
- Special projects as assigned.

**Internal & External Communication**
- Co