Technicien(Ne) en Administration Volet Secrétariat - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la fluidité hospitalière, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s'implique dans divers dossiers d'enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s'adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d'apporter tout le soutien nécessaire. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet A. Planification et priorisation (40 %)- Assister la directrice dans la gestion quotidienne des dossiers prioritaires et projets spéciaux de la direction.
- Effectuer la gestion de l'agenda de la directrice.
- Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant la directrice et assurer les aspects logistiques, l'élaboration de l'ordre du jour, colliger la documentation nécessaire, rédiger les procès-verbaux et transmission de la documentation pertinente aux acteurs impliqués.
- Recevoir les demandes et effectuer les suivis appropriés, à la demande de la directrice.

Volet B. Production et suivi de la qualité (30 %)- Fournir des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif.
- Assurer le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés par la directrice et leur diffusion interne ou externe.
- Assister la directrice dans la préparation de ses présentations PowerPoint.
- Produire et compléter les tableaux de bord pertinents pour la direction.
- S'assurer du respect de la qualité des documents administratifs transmis à l'interne et à l'externe de l'organisation avec rigueur et détails, et ce, en conformité avec les normes et les standards de l'organisation. -Effectuer le classement des dossiers physiques et électroniques de la directrice dans le respect des normes de l'établissement.
- Volet C. Organisation (30 %)- Participer à la planification, à l'organisation et au contrôle des travaux administratifs de la direction afin d'assurer le bon déroulement des activités de la direction et le respect des normes de qualité.
- Coordonner les suivis des demandes des Directions du CCSMTL et des partenaires externes.
- Recueillir et compiler les données de sa direction pour fins de suivi et de documentation et les transmettre aux différentes coordinations.
- Assister le futur adjoint à la directrice dans l'exécution de son mandat.
- Accomplir toute autre fonction connexe, à la demande de la directrice.
- Exigences:
- Formation académique exigée et expérience de travail:

- Doit détenir un diplôme d'études collégial (DEC) en bureautique OU une Attestation d'études collégiales (AEC) en bureautique
- ET
- 2 ans d'expérience comme secrétaire
- OU
- Doit détenir un diplôme d'études collégial (DEC) pertinent à la fonction OU une Attestation d'études collégiales (AEC) pertinent à la fonction
- ET
- 4 ans d'expérience comme secrétaire
- OU
- Doit détenir un certificat ou un baccalauréat pertinent à la fonction
- ET
- 4 ans d'expérience comme secrétaire
- Langues et logiciels utilisés de manière régulière- Langues et niveau de maîtrise : Maîtrise du français écrit (Français, niveau avancé)
- Logiciels et niveau de maîtrise : Word (niveau avancé), Excel (niveau intermédiaire)

Compétences clés attendues- Respect des normes (valeur respect)
- Respect des échéanciers (valeur respect)
- Civilité (valeur respect)
- Confidentialité (valeur respect)
- Assiduité et ponctualité (valeur respect)
- Souci de la qualité (valeur engagement)
- Sens des responsabilités (valeur engagement)
- Autonomie (valeur engagement)
- Sens de l'organisation et des priorités (valeur engagement)
- Communication interpersonnelle (valeur collaboration)
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.