Assistant Administratif - Montréal, Canada - McGill University

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Montréal, Canada

4 weeks ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

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Description
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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
L'assistant administratif fournit du soutien aux activités liées à l'administration générale de la Faculté des sciences de l'éducation, y compris, mais sans s'y limiter, au personnel académique, aux événements, à la gestion des bureaux et la communauté. Le titulaire du poste est la personne contact pour tous les événements organisés à l'échelle de la faculté.

Principales responsabilités:

- Assister et organiser les activités relatives aux opérations quotidiennes du bureau du doyen;
- Soutenir le conseiller principal du doyen pour les questions relatives au personnel académique. Assurer le suivi avec le bureau du personnel académique afin de résoudre tout problème lié au personnel académique. Veiller à ce que les nominations académiques initiées par les domaines soient conformes aux règlements et lignes directrices de l'université ;
- Aider le conseiller principal du doyen dans la gestion du système de classement et de dossiers électroniques et partagés de la faculté ;
- Superviser directement le personnel de soutien du bureau du doyen, y compris les employés occasionnels. Participer à l'intégration et à la formation du personnel de soutien;
- Participer à toutes les demandes d'assistance informatique pour les dossiers et les lecteurs partagés du réseau ;
- Participer à la gestion de l'espace de la faculté ;
- Attribuer l'espace et le mobilier aux tiers souhaitant organiser des événements (conférences, camps d'été) dans les locaux de la Faculté des sciences de l'Éducation ;
- Organiser des événements internes tels que la réception de remise des prix et des bourses, les réceptions de remise des diplômes, le barbecue annuel d'accueil des étudiants;
- Participer à l'organisation d'événements, de réunions et de réceptions de grande envergure organisés par le corps professoral;
- Organiser des événements pour le personnel tels que le petit-déjeuner de bienvenue pour les nouveaux universitaires, le déjeuner d'appréciation du personnel, la fête de fin d'année de la faculté, les journées portes ouvertes et d'autres événements/réceptions ;
- Sélectionner les fournisseurs externes pour les événements et la restauration et s'assurer que les coûts sont conformes aux lignes directrices et au budget établis;
- Préparer et gérer le budget requis pour les événements;
- Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux ;
- Superviser les bourses de la Faculté des sciences de l'éducation et assurer le suivi pour toutes les questions relatives aux bourses.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Une expérience de travail dans une université, au sein d'un bureau de direction est un atout. Expérience de l'organisation de plusieurs événements tout au long de l'année. Expérience de la supervision avec une capacité avérée à motiver et à encadrer une équipe, à organiser et à déléguer le travail, à fixer des priorités et à fournir des conseils. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes. Excellentes compétences interpersonnelles. Capacité à travailler sous pression, à s'adapter à des circonstances et à des priorités changeantes, à travailler à la fois de manière autonome et au sein d'une équipe. Compétences organisationnelles avérées avec la capacité de résoudre des problèmes et d'effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais. Excellent souci du détail. Excellent jugement, tact et discrétion. Excellentes aptitudes en communication et en rédaction. Disponibilité pour répondre à des besoins/projets administratifs imprévus ou urgents. Disponibilté pour des événements occasionnels en dehors des heures de travail, le soir ou le week-end. Aptitude à travailler sur PC en utilisant MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), Banner et Minerva.

L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.

Formation et expérience mínimales requises:
DEC III 3 ans Expérience connexe /

Salaire annuel:
(MPEX - Classe 03) $59, $70, $81,010.00

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Conseiller principal du doyen

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

- ._
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