Gestionnaire de Bureau Et de Projet - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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McGill University

Titre du poste: Gestionnaire de bureau et de projet
- Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite

Le Bureau de service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite offre des services de soutien et des mesures d'adaptation raisonnables aux étudiants de McGill, tous niveaux d'études confondus, qui ont des incapacités documentées de nature permanente, temporaire ou épisodique. Il favorise une expérience universitaire accessible et inclusive pour la population étudiante diversifiée de McGill en collaboration avec d'autres Services aux étudiants et l'ensemble de la communauté McGill au moyen de ressources et de services.

Renseignements supplémentaires : La personne titulaire du poste pourrait être appelée à travailler en soirée et les fins de semaine pendant les périodes de pointe.

Principales responsabilités:

- Responsable des communications internes et externes de l'unité pour assurer l'intégrité et l'uniformité du contenu Web et d'autres documents promotionnels. Rédiger, réviser et corriger diverses pièces de correspondance, notamment des courriels collectifs, des lettres et des rapports destinés aux étudiants, aux professeurs, etc.
- En consultation avec le directeur et les directeurs associés:

- Organiser, gérer et superviser la production de documents promotionnels imprimés et de publications.
- Organiser, gérer et superviser l'utilisation des médias sociaux et de notre site Web afin d'assurer une forte visibilité sur le Web du service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite et de nos événements.
- Assurer le bon fonctionnement de la suite d'outils _Clockwork _pour le service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite, fournir une sauvegarde au spécialiste des TI au besoin:

- Agir à titre de personne-ressource principale pour tous les utilisateurs de la base de données _Clockwork_; assurer le dépannage des problèmes fonctionnels auxquels font face les étudiants, le corps professoral ou le personnel du service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite.
- Concevoir et animer des séances de formation sur _Clockwork_ à l'intention des étudiants, du corps professoral et du personnel, individuellement ou par téléphone.
- Signaler et soumettre les anomalies au fournisseur. Collaborer avec le fournisseur pour diagnostiquer et résoudre les problèmes. Tester le produit pour s'assurer que les problèmes ont été résolus.
- Gérer, évaluer et approuver ou rejeter les demandes du personnel du service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite concernant la fonctionnalité de la base de données et les améliorations.
- Tester les modifications (paramètres et formulaires).
- En collaboration avec les TI ou le fournisseur, s'occuper des problèmes du système et de la synchronisation des bannières.
- Élaborer un cadre ou un système, incluant des processus et des procédures, pour l'approbation, la gestion et le suivi des projets du service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite.
- Favoriser une approche collaborative avec les chefs de projet pour veiller à ce que toutes les unités travaillent en collaboration et de façon cohérente. Collaborer avec les chefs de projet pour s'assurer que tous les projets sont élaborés en fonction des pratiques exemplaires. Veiller à ce que les plans soient réévalués, adaptés et renégociés à intervalles réguliers. Organiser les réunions, animer les discussions et distribuer les procès-verbaux.
- Responsable de la gestion quotidienne et de la prise de décisions pour les opérations administratives de l'unité. Gérer les opérations administratives; établir les normes de service; orienter le personnel de soutien. Superviser et gérer les procédures administratives du bureau; évaluer les procédures en place et en mettre en œuvre de nouvelles au besoin.
- Veiller à ce que les services offerts respectent ou dépassent les normes de service à la clientèle. Assumer la responsabilité de la formation et de la surveillance du personnel chargé du soutien technique et de bureau quant aux politiques et procédures.
- Examiner et autoriser les dépenses tout en veillant au respect des politiques et des procédures de l'Université. Assurer la séparation et l'attribution appropriées des tâches conformément aux directives de l'Université.
- Préparer des rapports de fin d'exercice qui fournissent une analyse détaillée des dépenses annuelle