Adjoint(E) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Adjoint(e) administratif(-ive)**

Jouer un rôle décisif dans la vie des Québécois(es) vous anime ? Contribuez à relever les différents défis du Québec en vous joignant à l'équipe de BAnQ. **Notre équipe recrute présentement un ou une adjoint(e) administratif(-ive) pour la Direction générale de la **_Bibliothèque nationale_ **(DGBN).**

Stimulant l'apprentissage par la découverte, l'exploration, la participation et l'expérimentation, BAnQ participe à bâtir une société apprenante, menant à l'épanouissement et l'accomplissement culturel, social et économique des Québécois(es).

Vous aimez relever des défis, que votre rôle ait une influence positive et significative au sein de l'institution ? Joignez-vous à notre équipe

BAnQ assure l'acquisition, le traitement, la numérisation et la sauvegarde ainsi que la mise en valeur des collections patrimoniales. Ce sont des équipes hautement spécialisées relevant de la DGBN qui réalisent ce volet de la mission de l'institution.

**Raison d'être de l'emploi**:
Relevant de la directrice générale de la Bibliothèque nationale, vous assisterez votre supérieure dans divers travaux à caractère administratif et technique en vue d'assurer la bonne marche des opérations courantes de la direction. Vous jouerez un rôle de premier plan dans le suivi de dossiers complexes au quotidien et vous devrez avoir une compréhension fine des divers volets stratégiques de votre direction. Vous agirez comme personne-ressource pour recevoir et répondre aux différentes demandes adressées à votre direction. Vous participerez à l'implantation de nouvelles activités au sein de la direction et effectuerez toutes les tâches de bureautique et administratives connexes.

Il s'agit d'un **poste permanent à temps complet** disponible à la suite d'un départ à la retraite. L'horaire actuel est de 35 h/semaine (horaire flexible) avec possibilité de télétravail en mode hybride.

Vous bénéficierez d'une **gamme d'avantages sociaux concurrentielle** telle que:

- 4 semaines de vacances après une année de service ;
- un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) auquel l'employeur contribue avec un pourcentage équivalent à celui du participant ;
- 13 jours fériés, ainsi que des congés de maladie ;
- des assurances collectives ;
- un rabais sur le titre de transport collectif mensuel (applicable selon les régions) ;
- et de la formation et du perfectionnement en soutien à son développement professionnel.

**Les principales responsabilités du poste sont**:

- Travailler étroitement avec la directrice générale de la Bibliothèque nationale pour le suivi des dossiers courants se rapportant à des travaux spécifiques et hautement spécialisés, par exemple les communications relatives à la présidence, aux directions générales, au CA et au Conseil de direction.
- Préparer les dossiers de représentation externe et effectuer les suivis, par exemple pour le PBUQ, le RCDR et la CNPC.
- Gérer l'agenda, prendre les décisions relevant de sa compétence pour déterminer la priorité des rendez-vous et les modifier s'il y a lieu.
- Prendre connaissance de la correspondance adressée à la directrice générale, traiter les demandes relevant de sa compétence et assurer la circulation de l'information au sein des équipes et avec les autres unités administratives.
- En collaboration avec les cadres et l'adjointe de la direction, préparer et transmettre les dossiers stratégiques de la direction, par exemple les dossiers relatifs aux ressources humaines, au budget, à la gestion de risques, au rapport annuel, aux projets spéciaux, etc.
- Collaborer avec le Bureau de la présidence et le Secrétariat général afin d'effectuer le suivi des dossiers reliés à la Bibliothèque nationale
- Préparer et organiser des réunions, par exemple la rencontre de direction de la Bibliothèque nationale, prendre des notes et en rédiger les comptes rendus.
- Tenir à jour et rassembler la documentation pour la tenue de réunions de la direction, établir l'ordre du jour avec les personnes concernées et procéder aux convocations et aux confirmations.
- Optimiser le système de classement de dossiers (papier et numériques) en accord avec la gestion de l'information institutionnelle (GI) et la protection des renseignements personnels, et en assurer le maintien comme la mise à jour.
- Soutenir la directrice générale dans la planification de ses déplacements, confirmer les réservations et, au besoin, fixer les rendez-vous.
- Préparer les comptes de dépenses, produire la facturation et les documents d'engagement financier et effectuer le suivi budgétaire nécessaire aux activités et aux dossiers de la directrice générale.
- Accueillir les visiteurs et les invités de la direction générale.
- Rédiger des lettres, notes de service, procès-verbaux et tout autre document demandé en