Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe - Sherbrooke, Canada - Champlain Regional College

Champlain Regional College

Verified Company

Sherbrooke, Canada

4 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le Collège Champlain de Lennoxville recherche les services d'un AGENT ou d'une AGENTE DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE PRINCIPALE, pour travailler temporairement à temps plein dans la salle de photocopie, de réception et de courrier. Il s'agit d'un contrat d'un an avec possibilité de permanence.

FONCTIONS
Sous la direction du coordonnateur des Services administratifs, la personne responsable devra assurer la coordination de tâches administratives liées à un domaine d'activité spécifique. On pourra lui confier une ou plusieurs tâches spécifiques, dont certaines peuvent être plus ou moins difficiles et exiger une certaine expertise et autonomie selon la complexité des méthodes et procédures en cause.

TÂCHES SPÉCIFIQUES
Dans le secteur de l'imprimerie, ces tâches sont:

- Impression de documents multiples pour les enseignants, le personnel et l'administration
- Opération du logiciel de gestion des flux pour la production de documents numérisés pour tous les départements
- Maintien et mise à jour de tous les copieurs Xerox sur le campus
- Conservation sécuritaire de tous les documents
- Contact avec les techniciens Xerox pour réparations et entretien
- Vérification des permis de reproduction (toutes les sources) et de l'information appropriée
- Transmission à Copibec de toutes les autorisations particulières et autres renseignements stipulés dans l'accord de licence
- Coordination des tâches et des délais pour la préparation des documents de cours devant être expédiés à la librairie pour vente
- Rapports mensuels d'impression (par département et par utilisateur) soumis aux Services administratifs
- Préparation des demandes de travaux d'impression pour utilisation externe pour les soumettre aux Services administratifs
- Commandes de fournitures d'imprimerie selon les besoins.

Dans le secteur papeterie et fournitures, ces tâches sont:

- Distribution de toute la papeterie et des fournitures aux enseignants, au personnel et à l'administration
- Inventaire de toute la papeterie et des fournitures et commandes selon les besoins
- Préparation des rapports mensuels d'utilisation avec répartition des coûts pour envoi aux Services administratifs.

Dans le secteur poste, ces tâches sont:

- Distribution de tout le courrier entrant pour enseignants et personnel (par boîte aux lettres)
- Préparation de tout le courrier sortant
- Opération de la distributrice de timbres
- Contrôle des services de courrier.

Dans le secteur réception et expédition, ces tâches sont:

- Maintien, mise à jour et assignation des clés, cartes et cartes à puce pour les bureaux de l'édifice Champlain et les boîtes aux lettres
- Collaboration avec les services de sécurité de Bishop's et le système de gestion Honeywell (EBI) pour les événements spéciaux
- Coordination des bons de travail pour les services Bâtiments et équipement de façon à assurer la distribution des tâches
- Réception de tous les achats faits par le Collège

Exécution de toute autre tâche connexe selon les besoins.

**Exigences**:
Formation
Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec spécialité appropriée ou diplôme d'études secondaires (DES) ou diplôme ou attestation d'études reconnue comme équivalente par l'autorité compétente.

Expérience
Six (6) ans d'expérience pertinente.

Autres
Communication efficace en anglais et en français
Familiarité et aisance avec Microsoft Office
Compétences relationnelles

**Échelle salariale**:

**Entrée en fonction prévue**:

**Début d'affichage**:

**Fin d'affichage**: :59

**Remarques**:
Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.