Adjointe ou Adjoint Administratif - Montréal, Canada - COLLEGE DES MEDECINS

COLLEGE DES MEDECINS

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**_Poste temporaire à temps plein, _**
**_mandat d'une durée approximative de douze mois _**
**_(_**
**_remplacement de congé de maternité)_**

Vous êtes une personne organisée, discrète, et qui fait preuve d'une grande rigueur au travail ? Vous appréciez travailler de façon autonome et vous aimeriez relever de nouveaux défis qui sauront vous stimuler au quotidien? Nous souhaitons vous rencontrer

**MANDAT DE LA DIRECTION**

**VOTRE MANDAT**

Relevant de la coordonnatrice et en appui à la médecin-conseil et à la conseillère en éthique clinique, vous assumerez la responsabilité des activités reliées à la coordination, l'organisation et au suivi des dossiers relevant de vos fonctions.

**NOS AVANTAGES**
- Poste temporaire à temps plein, mandat d'une durée approximative de douze mois
- Salaire de départ compétitif, basé sur votre expérience (entre $ et $)
- Horaire flexible sur 4 jours 1⁄2
- Modèle hybride d'organisation du travail
- Banque de congés mobiles et de maladie
- Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes
- Régime d'assurances collectives (prime payée à 100 % par l'employeur) incluant les protections médicale, dentaire, voyage et service de télémédecine
- Programme d'aide aux employés et à la famille
- Club social, pour fraterniser avec vos collègues lors d'activités ayant lieu dans un cadre autre que celui du travail

**VOS DÉFIS**
- Planifier et tenir à jour l'agenda électronique de la médecin-conseil et de la conseillère en éthique et organiser les déplacements. Lorsque requis, préparer les dossiers nécessaires aux rencontres et en assurer le suivi.
- Recevoir, filtrer et acheminer les communications électroniques et téléphoniques, et fournir les renseignements ou orienter l'interlocuteur vers la bonne ressource.
- Procéder à l'ouverture ainsi qu'à la préparation des dossiers administratifs découlant des différents comités ou groupes de travail: recueillir, saisir, vérifier, organiser et compiler les documents et renseignements pertinents au dossier.
- Participer aux comités ou groupes de travail sous la responsabilité de ses supérieures avec saisie des informations pertinentes, effectuer la rédaction des comptes rendus, l'élaboration des tableaux de suivis et s'assurer des suivis à faire.
- Rédiger, transcrire, réviser, effectuer la mise en page de divers documents et en assurer les suivis (ordres du jour, comptes rendus des réunions, notes et/ou mémoires, guides d'exercice, courriels, plans d'action, etc.).
- Veiller à l'organisation et à la préparation des réunions : vérifier les disponibilités des participants, proposer des dates et confirmer les présences, réserver la salle, commander les lunchs et accueillir les participants.
- Traduire occasionnellement des lettres et autres documents.
- Produire à l'occasion des chiffriers électroniques et des présentations PowerPoint.
- Effectuer la saisie et la mise à jour des différentes bases de données en vue de produire divers rapports.
- Préparer des demandes de remboursements.
- Réviser et rédiger les processus et procédures en lien avec ses fonctions et celles de la médecin-conseil et de la conseillère en éthique.
- Effectuer toute autre tâche à la demande de la médecin-conseil ou de la conseillère en éthique, ou nécessitée par ses fonctions.

**CE PROFIL VOUS RESSEMBLE**
- Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
- Bilinguisme et excellentes habiletés de rédaction et de communication
- Excellente maîtrise de l'environnement _Microsoft 365_, y compris _SharePoint_ et _Teams_
- Grand sens de l'organisation, autonomie et rigueur
- Professionnalisme et discrétion
- Capacité à établir des priorités
- Flexibilité et capacité à travailler en équipe

**CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN**
- Vous favorisez la **collaboration** en misant sur le travail d'équipe, la transparence, la flexibilité et l'ouverture aux autres.
- Vous faites preuve de **respect**, d'inclusion, de considération et de civilité à l'égard des autres.
- Vous adoptez une conduite empreinte d'**intégrité**, en faisant preuve d'indépendance et d'objectivité, et en priorisant toujours l'intérêt supérieur de votre organisation.
- Vous faites preuve de **rigueur**, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives.
- Vous démontrez **l'engagement** nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat.

**JOIGNEZ-VOUS À NOUS**

Nous vous remercions de votre intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
- Tests requis : Français, psychométrique, et Word_- Nous avons à cœur de r