Adjointe ou Adjoint Administratif - Montréal, Canada - COLLEGE DES MEDECINS

COLLEGE DES MEDECINS

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Vous êtes une personne rigoureuse, discrète et vous possédez un grand sens de l'organisation? Vous souhaitez participer à la mission du Collège des médecins du Québec, qui vise à protéger le public et à contribuer à l'amélioration de la santé des Québécois Nous voulons vous rencontrer

CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS
- Un poste permanent à temps plein
- Un salaire de départ compétitif, basé sur votre expérience (entre 56 000$ et 62 000$)
- Un horaire flexible sur 4 jours 1⁄2
- Un modèle hybride d'organisation du travail
- Une banque de congés de maladie et mobiles
- Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes
- Trois semaines de vacances dès la première année
- Un régime de retraite à cotisations déterminées (cotisation de l'employeur : 10% du salaire)
- Un régime d'assurances collectives (prime payée à 100% par l'employeur) incluant les protections suivantes : médicale, dentaire, vie, salaire, voyage
- Un programme d'aide aux employés et à la famille, un service de télémédecine et un compte santé et mieux-être
- Un club social, pour fraterniser avec vos collègues lors d'activités ayant lieu dans un cadre autre que celui du travail

CE QUI COMBLERA VOS JOURNÉES

En appui à trois inspecteurs ou inspectrices, vous assumerez la responsabilité des activités reliées à la coordination, l'organisation et au suivi des visites d'inspection.
- Préparer les avis de visites et procéder à l'envoi des questionnaires, confirmations, lettres de rappel, lettres d'évaluation ou toute autre correspondance destinée aux différents intervenants.
- Procéder à l'ouverture ainsi qu'à la préparation des dossiers de visites d'inspection et s'assurer du bon cheminement des dossiers en maintenant à jour les différents calendriers et en effectuant les suivis nécessaires.
- Transcrire, réviser et effectuer la mise en page de divers documents (ex. : compte-rendu de visite) à partir d'une dictée ou d'un brouillon.
- Rédiger et traduire occasionnellement des versions préliminaires de lettres et autres documents.
- Effectuer la saisie et la mise à jour des différentes bases de données en vue de produire divers rapports.
- Veiller à l'organisation et à la préparation des réunions (en virtuel ou en présentiel): convoquer les participants, préparer les documents nécessaires et les acheminer aux participants, réserver les salles et accueillir les participants.
- Recevoir, filtrer et acheminer les communications électroniques et téléphoniques de ses supérieurs, et fournir les renseignements d'ordre courant ou orienter l'interlocuteur vers la bonne ressource.
- Planifier et tenir à jour l'agenda électronique de ses supérieures ou supérieurs.
- Préparer les demandes d'honoraires des inspecteurs et des collaborateurs externes.
- Organiser des téléconférences.
- Veiller à l'organisation logistique des déplacements (réservations d'hôtels, voitures, billets d'avion, etc.).
- Recevoir, trier et transmettre le courrier et la correspondance de ses supérieur(e)s et effectuer de sa propre initiative les réponses courantes. Rédiger la correspondance et les communications en faisant la collecte, la recherche et l'agencement de renseignements.
- Effectuer le classement et l'épuration de dossiers papiers et électroniques, selon la convention de nommage et les normes en vigueur.
- Effectuer toute autre tâche à la demande de sa ou son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

CE PROFIL VOUS CORRESPOND
- Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
- Excellentes habiletés dans les communications orales et écrites en français
- Très bonne connaissance de l'environnement Microsoft 365 (entre autres _SharePoint_)

CES HABILETÉS VOUS DÉFINISSENT
- Grand sens de l'organisation et rigueur
- Professionnalisme et de discrétion
- Autonomie, attitude proactive et bonne capacité à établir des priorités
- Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)

CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN
- Vous favorisez la **_collaboration_** en misant sur le travail d'équipe, la transparence, la flexibilité et l'ouverture aux autres;
- Vous faites preuve de **_respect_**, d'inclusion, de considération et de civilité à l'égard des autres;
- Vous adoptez une conduite empreinte d'**_intégrité_**, en faisant preuve d'indépendance et d'objectivité, et en priorisant toujours l'intérêt supérieur de votre organisation;
- Vous faites preuve de **_rigueur_**, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives;
- Vous démontrez **_l'engagement_** nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat.

JOIGNEZ-VOUS À NOUS
- MISSION DE LA DIRECTION_