Coordonnateur Administratif Des Affaires étudiantes - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Principales tâches et responsabilités:
(i) Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.

(ii) Participer au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité, et recommander des changements de procédure pour améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.

(iii) Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et les programmes de résidence et de stage.

(iv) Aider les conseillers pédagogiques en ce qui concerne des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut probatoire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entrevues avec les étudiants.

(v) Coordonner le processus de demande de prix, de bourses d'études et de bourses de perfectionnement. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les procédures et les dates limites. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer le lien nécessaire avec le processus d'admission.

(vii) Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées de calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un dossier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.

(viii) Organiser les opérations spécifiques relatives au début du semestre, aux demandes de prêts, à l'évaluation des cours et des résidences, à la programmation et à la surveillance des examens. Préparer les horaires et réserver les salles pour l'unité. Préparer les horaires et réserver les examens pour l'unité.

(ix) Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de synthèse et de défense orale des doctorants et à la soumission des thèses et mémoires.

(x) Vérifier et compiler les notes. Coordonner la soumission des notes et les demandes de révision de notes ainsi que les examens reportés. Vérifier et corriger les relevés de notes. Préparer les réunions d'évaluation, y assister et en assurer le suivi au besoin.

(xi) Identifie et vérifie les dossiers des étudiants qui obtiennent leur diplôme. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Préparer les documents pour la collation des grades, assister et aider à cet événement.

(xii) Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Surveiller et réconcilier divers comptes, états et rapports. Identifier et analyser les divergences et les erreurs. S'assurer que les frais de scolarité et autres frais d'étudiants sont correctement évalués. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.

(xiii) Compile les informations afin de préparer les demandes de subventions, assure la liaison avec d'autres institutions pour cette compilation et coordonne leur soumission. Agit comme personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires. S'assurer que les informations sont complètes et que les directives sont respectées.

(xiv) Produire des rapports et des statistiques. Prend en note et dactylographie divers documents tels que correspondance, rapports, mémos, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels du département et les rapports annuels, y compris l'entretien et la mise à jour d