à L'administration - Chicoutimi, Canada - Centre de prévention du suicide 02

Centre de prévention du suicide 02

Verified Company

Chicoutimi, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Sommaire de la fonction**

Sous la responsabilité de la directrice générale, l'adjoint(e) à l'administration est en support à l'équipe administrative afin d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation. Pour ce faire, doit maîtriser différentes tâches administratives, être à l'aise avec la comptabilité (Acomba) et connaître le milieu communautaire. De plus, devra accueillir quotidiennement la clientèle et les visiteurs; répondre au téléphone; transmettre les appels téléphoniques et les messages de la ligne administrative.

**Tâches et responsabilités**
- Assiste la direction et les coordonnateurs des différents services dans la préparation de documents requis;
- Prépare l'ordre du jour des réunions des comités et des conseils d'administration et prends les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions; telles que la création d'entrées d'agenda;
- Participe aux rencontres du conseil d'administration et autres comités; en rédige les procès-verbaux;
- Compile des données et prépare des documents qui seront présentés par l'équipe, les comités et les conseils d'administration;
- Saisie de données comptables avec le logiciel Acomba;
- Traite les comptes clients et les comptes fournisseurs, et en assure le classement;
- Assure une liaison avec les collaborateurs à l'externe au nom de la direction, des comités et des conseils d'administration;
- Soutient l'équipe administrative dans les processus tels:

- Gestion des congés payés, arrêts maladie et de travail;
- Gestion administrative des dossiers tels que CNESST, RERQ... ;
- Accueille la clientèle, les collègues, les bénévoles et les visiteurs;
- Reçoit les appels téléphoniques de la ligne administrative et les transmet aux personnes concernées;
- Agit dans le respect de la mission, de la philosophie, de l'éthique, de la confidentialité et de l'ensemble des politiques et procédures du CPS 02 et de Tel-Aide;
- Effectue toute autre fonction connexe à la demande de la direction ou d'un membre du personnel administratif autorisé

**Profil de poste**
- Capacité d'établir des relations interpersonnelles;
- Habileté à communiquer et à offrir un service courtois;
- Bonne gestion du stress et de l'ambiguïté;
- Faire preuve d'autonomie;
- Habileté à gérer les priorités; savoir planifier et organiser ses journées afin d'optimiser son temps;
- Esprit collaboratif; adhérer au travail d'équipe;
- Capacité à apprendre de nouveaux logiciels;
- Pouvoir gérer plusieurs tâches simultanément et maintenir un haut niveau de précision et d'organisation;
- Savoir travailler avec respect et confidentialité;
- Être constamment en mode solution;
**Exigences**
- Bonne présentation; maîtrise parfaite du français parlé et écrit;
- 3 à 5 ans d'expérience dans le milieu communautaire;
- Excellente connaissance dela suite Office (Word, Excel, Outlook, Teams);
- Bonne maîtrise du logiciel Acomba;
- DEP en secrétariat, expérience en administration ou toute expérience pertinente;
- Détenir un permis de conduire valide;
**Horaire de travail**
- Temps plein de jour et présences ponctuelles aux conseils d'administration;
Salaire : selon la politique salariale, débutant à 20$ de l'heure

**Intressé.e?