Adjoint Administratif - Ottawa, Canada - Mental Health Commissio

Mental Health Commissio

Verified Company

Ottawa, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Relève de**:
Directeur, Accès à des services de santé mentale de qualité

**Statut d'emploi**:
Temps plein, temporaire (jusqu'au 30 mai 2025)

**Emplacement**:
Ottawa (Ontario)

**Échelle salariale de base**:
$45,760 - $49,528

**RECONNAISSANCE DES TERRITOIRES AUTOCHTONES**

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada est situé sur le territoire traditionnel non cédé de la Nation algonquine anishinaabe, dans ce que nous appelons aujourd'hui Ottawa, en Ontario. Nous reconnaissons que, depuis des millénaires, les Algonquins ont protégé ces terres, le bassin versant de la rivière des Outaouais et ses affluents. En tant qu'organisation nationale, nous reconnaissons également que nous exerçons nos activités sur des territoires traditionnels de nombreuses Nations. Aujourd'hui, le chemin de la vérité et de la réconciliation commence par la reconnaissance du rôle de gardien joué par les peuples autochtones et des sacrifices dont ils ont fait preuve. Nous nous engageons à reconnaître les erreurs du passé, à relever les défis du présent et à contribuer à une relation nouvelle et équitable avec les peuples autochtones.

**CONTEXTE ORGANISATIONNEL**

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser la population canadienne aux questions de santé mentale et d'améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale. La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s'inspirant de la Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, Changer les orientations, changer des vies, la CSMC concentrera ses efforts sur l'abus ou le mésusage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d'avoir une incidence mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale, ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

**APERÇU DU POSTE**

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**
- Appuyer la coordination et la mise à jour de la liste des projets, des réunions, des déplacements, et d'autres activités du service;
- Effectuer la liaison avec les autres adjoints administratifs ou d'autres employés afin d'assurer la coordination optimale des projets;
- Coordonner la correspondance, la production de rapports et les calendriers selon les besoins de l'équipe;
- Assurer l'établissement de procédures de bureau efficientes et efficaces à l'échelle du service;
- Collaborer à l'embauche de nouveaux employés en participant, entre autres, à l'organisation des entrevues, à la préparation des documents et à l'installation de l'équipement nécessaire;
- Effectuer la saisie de données et la mise à jour de différents chiffriers pertinents au fonctionnement du service;
- Saisir des coordonnées et les renseignements liés aux événements de la CSMC dans le système de gestion des contacts;
- Développer et entretenir les systèmes de classement des documents électroniques et sur papier;
- Agir à titre de principal intermédiaire auprès des fournisseurs du service;
- Coordonner les rapports de dépenses, appuyer le directeur avec le budget du service (au besoin) et effectuer la gestion de la facturation interne et les rapprochements bancaires mensuels;
- Assurer la liaison avec le service des finances concernant la soumission de factures, les paiements et le suivi du budget;
- Organiser les réunions, faire les réservations d'installations, d'équipement et de matériel, etc.;
- Organiser tous les déplacements du directeur et de l'équipe; réserver les vols, les hôtels, et les déplacements en train; tenir les registres à jour;
- Rédiger les procès-verbaux des réunions importantes et résumer les discussions;
- Remplacer la personne à la réception, à l'occasion;
- Aider à la rédaction des notes de service, des rapports et de la correspondance;
- Aider à la création d'enquêtes;
- Effectuer d'autres tâches au besoin.

**COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE**
- Aptitudes exceptionnelles pour la gestion du temps, la planification et l'organisation;
- Aptitudes exceptionnelles à communiquer, tant verbalement que par écrit;
- Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles et pour le service à la clientèle, afin d'interagir harmonieusement avec les collaborateurs internes et les clients externes;
- Excellentes connaissances des pratiques, procédures, normes et outils employés dans un bureau;
- Grande maîtrise des logiciels MS Word, MS Excel, PowerPoint et autres logiciels connexes, de l'environnement Windows 10 et du calendrier Outlook;
- Savoir faire preuve de souplesse pour s'assurer que le