Commis, Entrepôt Et Services Administratifs - Montréal, Canada - Ordre des CPA du Québec

Ordre des CPA du Québec

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Rôle dans l'organisation**

La personne titulaire du poste est responsable de la réception et de la distribution du courrier, de l'expédition des envois postaux et de la messagerie de l'Ordre. Elle assiste les vice-présidences de l'Ordre lors d'envois massifs, de photocopies, de classement et diverses autres demandes.

**Principales responsabilités/activités**
- Reçoit, trie et distribue au personnel de l'Ordre le courrier externe et interne. Recueille les lettres et colis à expédier, effectue l'envoi et fait les suivis appropriés;
- Effectue des envois massifs par la poste tout en validant l'exactitude des coordonnées de ces communications avant la mise sous-enveloppes.
- Assure la logistique et le contrôle de la qualité du classement, de la numérisation, des photocopies et de la préparation ou d'expédition à la demande des différentes vice-présidences.
- Reçoit, traite les demandes de services d'entretien des locaux et assure le suivi des travaux. Tient un registre des services reçus et vérifie la facturation. Effectue, lorsque possible, divers travaux manuels;
- Effectue la recharge du système postal et s'assure qu'il y ait toujours suffisamment de fonds pour répondre aux besoins d'affranchissement. Produit les sommaires de distribution des frais de poste et de messagerie;
- Procède à l'enregistrement ainsi qu'à l'envoi des nouvelles boîtes à archiver et communique avec le fournisseur pour les demandes de consultation ou de destruction des boîtes d'archives;
- Assure l'entretien et le bon fonctionnement du système postal et des photocopieurs, communique au besoin avec les fournisseurs et effectue les suivis auprès d'eux. Approvisionne en enveloppes et en papier les différents photocopieurs et imprimantes de l'Ordre;
- Veille à la propreté des salles de réunion et s'assure que l'ensemble des équipements requis sont en place. Reconfigure les aménagements des salles multifonctionnelles selon les besoins en procédant, entres autres, à l'ouverture de murs et au déplacement de mobiliers;
- Tient à jour l'inventaire des fournitures de bureau, effectue les commandes et en fait les suivis. Assure l'approvisionnement de denrées et fournitures nécessaires à l'offre alimentaire, incluant la disponibilité des couverts propres;
- Remplace, au besoin, l'agente ou l'agent, Accueil et information.

**Qualifications**:

- Formation et expérience_
- Diplôme d'études secondaires (DES)
- 1 à 2 ans d'expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires
- Champs d'expertise_
- Approvisionnement
- Expérience clients
- Connaissance des outils_
- Appareils multifonctions
- Suite Office
- Logiciels de courrier
- Systèmes téléphoniques