Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et secrétaire pour les activités administratives et des affaires étudiantes. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des fichiers de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Édite des documents pour la grammaire et la précision. Administre les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
- Agit en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures académiques et administratives. Résout les problèmes relevant de sa responsabilité. Consulte la documentation pertinente et collabore avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueille et présente des informations factuelles relatives à son domaine de responsabilité et recommande des modifications de procédure afin d'améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collabore avec le superviseur et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.- Reçoit et fournit des informations détaillées et des explications aux étudiants. Contrôle l'inscription aux cours. Participe à l'organisation des admissions et de l'inscription. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription liés aux cours et programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, l'inscription interdépartementale ou interuniversitaire, et les programmes de résidence et de stage.-
- Compile des informations, vérifie et met à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonne la soumission au système de planification central et agit en tant que personne-ressource pour l'unité. Maintient un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Organise des opérations spécifiques en ce qui concerne le début du semestre, les demandes de prêt, l'évaluation des cours et des résidences, ainsi que la planification et la surveillance des examens. Prépare les horaires et réserve les salles pour l'unité. Prépare les horaires et réserve les salles pour les examens de l'unité.- Planifie des réunions, contacte les participants et réserve des salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, prend des notes et assure le suivi des décisions relevant de sa responsabilité.- Coordonne les arrangements pour des événements tels que des symposiums et des conférences. Effectue des arrangements de voyage.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est représentative et non exhaustive. Elle ne constitue pas une liste détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de travail générique.

Autres compétences et/ou qualifications:
Connaissance du français et de l'anglais : L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant verbalement qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau G) $ $38.65

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Student Affairs Officer

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

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