Commis de Bureau Et Adjoint Administratif Bilingue - Dieppe, Canada - EY

Verified Company

Dieppe, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Chez EY, vous aurez l'occasion de bâtir une carrière aussi unique que vous l'êtes. Et grâce au volet mondial, au soutien, à la culture inclusive et à la technologie, vous pourrez devenir la meilleure version de vous-mêmes. Nous comptons sur votre voix et votre point de vue uniques pour aider EY à devenir encore meilleure également. Joignez-vous à nous et créez une expérience exceptionnelle pour vous-mêmes et un monde meilleur pour tous.

**La possibilité**

Vous vous joindrez à notre équipe Services de soutien à l'entreprise (SSE) et contribuerez à soutenir les fonctions importantes de facilitation des affaires qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation. Vous collaborerez avec d'autres équipes en vue de mettre à profit les connaissances, les ressources et les outils nécessaires à EY pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, réussir sur le marché et optimiser sa croissance et sa rentabilité.

Dans le cadre de ce rôle hybride de commis de bureau et d'adjoint administratif, vous aurez à travailler en tandem avec vos collègues des SSE pour offrir du soutien administratif et sur le plan des installations aux clients internes et externes. Vous êtes un professionnel administratif déterminé axé sur les solutions, qui cherche à comprendre et anticiper les besoins des clients afin de surpasser les attentes. Ce poste exige une présence physique au bureau du lundi au vendredi inclusivement.

**Vos principales responsabilités**

**Services de bureau**
- Accueil des visiteurs : accueillir de manière professionnelle et avec courtoisie les visiteurs qui se présentent au bureau
- Répondre aux demandes de renseignements, acheminer les appels et surveiller la boîte aux lettres partagée
- Entretien des installations : coordonner les activités d'entretien du bureau ou de réparation du mobilier
- Gestion des cartes d'accès : assurer le suivi des cartes d'accès remises aux visiteurs ainsi que des cartes d'accès temporaires de l'immeuble ou du bureau
- Préparation de réunion : préparer la salle, y compris le service de traiteur et le nettoyage
- Courrier : classement et distribution de documents et de colis, ainsi que préparation de documents et de colis pour livraison
- Gestion de l'équipement : comprendre et faire fonctionner l'équipement de bureau, effectuer des appels de service si nécessaire
- Approvisionnement et contrôle des stocks : commander, tenir et distribuer les fournitures de bureau
- Santé et sécurité au travail : devenir membre du comité sur la santé et la sécurité au travail et de l'équipe d'intervention en cas de crise
- Effectuer les numérisations, les photocopies et les reliures
- Maintien des lieux communs : nettoyer les comptoirs, vider le lave-vaisselle, assurer l'entretien de la réception

**Adjoint administratif**
- Soutien aux mandats : connaissances approfondies pour soutenir le processus de gestion d'un mandat client, y compris le suivi et la présentation de l'information des rapports de temps et de dépenses, au besoin
- Soutien à la gestion financière : rôle central auprès des équipes de mandat afin de produire des rapports et de gérer le processus de facturation
- Gestion des relations avec les clients (CRM) : soutien de l'outil de gestion des relations avec les clients d'EY
- Préparation et gestion de documents : création et formatage de documents et de présentations à partir des normes d'EY sur la marque
- Préparatifs de voyage : recherche d'options de déplacement, réservation de voyages par transport aérien et terrestre au moyen de notre outil de réservation en ligne et gestion des aspects logistiques liés aux déplacements
- Réunions et événements : coordonner les réservations de salles de réunion, y compris les services technologiques et de traiteur, le cas échéant

**Compétences et qualités pour réussir**
- Engagement à favoriser une culture d'équipe forte afin d'assurer le succès
- Capacité à répondre efficacement aux besoins des clients, en assumant la responsabilité de la satisfaction des clients
- Capacité à maintenir son efficacité et son professionnalisme lorsque s'opère un changement de tâches ou dans le milieu de travail
- Capacité à travailler dans un environnement collaboratif où les choses évoluent rapidement et sous la pression des échéances
- Solides compétences en communications verbales et écrites et en écoute active
- Aptitudes à gérer et à organiser son temps efficacement
- Établissement et entretien de relations afin d'exploiter efficacement nos compétences
- Bon jugement en ce qui a trait aux questions confidentielles et délicates
- Capacité éprouvée de respecter des échéances multiples ou imprévues dans un milieu exigeant
- Être ouvert au changement et détenir une expérience en refonte des processus

**Pour être admissible à ce poste, vous devez avoir**:

- d'excellentes a