Agente ou Agent de Secrétariat - Joliette, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Joliette, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction générale **:Direction générale des Laurentides-Lanaudière (DGLL)
- **Direction **:Centre de services de Joliette
- **Nombre d'emplois à pourvoir **:1
- **Statut de l'emploi **:Occasionnel
- **Lieu de travail **:1163, boulevard Manseau, Joliette
- **Télétravail **:Hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
- **Horaire de travail**: 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction **:Août 2023

**Les défis que nous vous proposons**

Sous la supervision du chef du Centre de services, la personne titulaire de l'emploi doit assurer le travail administratif afin de répondre aux besoins du chef du Centre de services, du soutien à l'Exploitation, du soutien administratif, du soutien technique ainsi que du secteur des opérations.
- Déclaration de services aux citoyens:

- Accueille les visiteurs, reçoit et achemine les appels téléphoniques;
- Reçoit les signalements des citoyens, effectue la saisie dans le logiciel de gestion des plaintes;
- Achemine la requête au responsable du dossier et en assure le suivi conformément à la Politique concernant le traitement des plaintes et des demandes d'intervention.
- Réclamations:

- Responsable du traitement des réclamations des tiers (GRD):

- Réceptionner les demandes de réclamation;
- Effectuer le suivi auprès des chefs des opérations et/ou des ingénieurs;
- Produire et acheminer la correspondance nécessaire au traitement du dossier.
- Responsable du traitement des réclamations aux tiers (facturation) pour les dommages causés à la propriété du Ministère:

- Réceptionner les rapports de police;
- Compléter les formulaires concernés;
- Effectuer le suivi auprès des techniciens et du chef du Centre de services.
- Traitement de texte:

- Compose des documents à partir de quelques notes prises ou d'ébauches proposées;
- Conçoit et rédige de courtes notes de service ainsi que de la correspondance courante;
- Fait la mise en page de devis, analyse et résume par écrit ou verbalement des documents;
- Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire.
- Ressources matérielles:

- Responsable de la programmation du système téléphonique:

- Faire la mise à jour du système téléphonique lors d'arrivées et de départs d'employés;
- Effectuer la mise à jour des messages automatisés lors de changements;
- Programmer les jours fériés;
- Effectuer la mise à jour de la liste téléphonique.
- Personne responsable auprès de la Société québécoise des infrastructures concernant les appels de service:

- Lors de l'observation d'une problématique dans le bâtiment, effectuer la création de billets sur le site de la SQI;
- Effectuer le suivi auprès des demandeurs et de la SQI.
- Prépare les demandes d'acquisition pour les commandes de fournitures de bureau.
- Traitement de la correspondance:

- Dépouille la correspondance, effectue le classement Content Server, traite les demandes mineures, distribue le courrier et assigne certains dossiers;
- Prépare les enveloppes nécessaires à l'envoi du courrier;
- Responsable du suivi de la correspondance ministérielle et des demandes émanant du cabinet;
- Participe à l'élaboration et tient à jour un ou des systèmes de classement, agit comme personne responsable pour le système de classement Content Server auprès du personnel du Centre de services.
- Ressources humaines:

- Prépare les documents relatifs aux ressources humaines; les demandes de personnel, les formulaires d'autorisation de participer à une formation, les désignations, les lettres de nomination, le calendrier des vacances du personnel, etc;
- Dans l'accomplissement de ses attributions, peut être appelé(e) à initier au travail les nouvelles/nouveaux agent(e)s de secrétariat, à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail, à en vérifier l'exécution et, à donner son opinion aux gestionnaires sur l'évaluation d'un employé;
- Peut aussi être aussi appelé(e) à collaborer avec des collègues agent(e)s de secrétariat de d'autres unités administratives et à les remplacer au besoin;
- Agit à titre de secrétaire du Comité de santé-sécurité du travail du Centre de services. Ainsi, la personne doit préparer l'ordre du jour, assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en effectuer la distribution, faire des rappels aux personnes concernées pour assurer le suivi des actions à prendre, fait la mise à jour annuelle du Programme de prévention et de la Procédure d'évacuation en cas d'incendie ou de situation d'urgence.
- Assiste le chef du Centre de services dans ses tâches au quotidien:

- Assure la tenue à jour de l'agenda du chef du Centre de services, fixe des rendez-vous, coordonne des réunions, prépare le