Agente Principale, Agent Principal Soutien - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

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Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
12

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Gestion du risque des stages étudiants

Campus:
Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
février 15, 2024

Date de clôture:
février 26, 2024

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 08

Échelle salariale:
$60 700,00 - $76 672,00

Au sujet de la Faculté de médecine

Bienvenue à la Faculté de médecine de l'Université d'Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d'être du poste:
Sous la direction de la Gestionnaire, Gestion du risque des stages étudiants, Planifier et coordonner les activités liées à l'administration des ressources financières, humaines, physiques et matérielles du secteur pour appuyer et conseiller les gestionnaires et pour s'assurer que les politiques et les procédures sont bien comprises et bien mises en place.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
- Finances et budget : Coordonner les opérations financières courantes et l'ensemble des activités et processus en lien avec l'administration des budgets du secteur financés à l'interne ou à l'externe, pour maintenir l'intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses.- Paie : Préparer les demandes de rémunération ainsi que la documentation requise pour la production des contrats, puis administrer la rémunération des employés occasionnels et nommés pour une période déterminée pour assurer la conformité aux politiques établies et pour réduire au minimum la possibilité de nuire aux employés touchés, comme l'interruption de la paie. Vérifier l'exactitude des rapports sur la paie et assurer la liaison avec les Services de la paie pour corriger les incohérences.- Ressources humaines : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la rémunération totale, les congés et l'évaluation du rendement pour interpréter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procédures et pour faciliter les processus. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l'engagement des employés au sein du secteur dans l'objectif de maximiser leur productivité et de réduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d'approbateur de 2e niveau des demandes de congés pour assurer la conformité aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Régime travail-études (de l'affichage au recouvrement des coûts) pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.- Ressources physiques : Gérer les ressources physiques pour assurer l'utilisation la plus efficiente de l'espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l'aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d'accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l'accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Servir de représentant de la santé et de la sécurité du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la santé et la sécurité et pour surveiller la conformité en vue de réduire au minimum le risque pour les étudiants et le personnel.- Ressources matérielles : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d'approvisionnement, les procédures connexes et les fournisseurs de sorte qu'elles soient bien interprétées et respectées. Gérer les ressources matérielles du secteur pour s'assurer qu'il y a suffisamment de matériel disponible pour répondre aux besoins opérationnels. À cette fin, acheter les biens et les services, et créer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes.- Gestion de dossiers : Tenir un système efficace de classement et de gestion d