Adjoint(E) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - Macogep

Macogep

Verified Company

Montréal, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

MACOGEP est une firme de gestion de projets et de gérance de construction active depuis 30 ans, dont le siège social est à Montréal. Son modèle d'affaires unique, basé sur une indépendance totale, en fait aujourd'hui le leader en gestion de projets et en gérance de construction au Québec.

**VOTRE MANDAT**:
Sous l'autorité du Vice-Président contrôle des projets, l'Adjoint(e) administratif(ve) - Contrôle de projets assure les tâches suivantes:

- Tâches pour supporter l'équipe de contrôles de projets:

- Rédiger, mettre en forme, corriger les rapports et les envoyer aux clients ;
- Supporter l'équipe d'estimateurs dans la tenue à jour des dossiers et la qualité des livrables ;
- Effectuer le suivi des tableaux des dates de livrables auprès de l'équipe ;
- Organiser les réunions mensuelles d'équipe, rédiger les ODJ et les comptes rendus et les diffuser;
- Remplir et diffuser les formulaires d'ouverture et de fermeture des mandats;
- Préparation de fichiers en PDF ;
- Effectuer les classements des documents, courriels, etc.
- Tâches pour contribuer avec l'équipe Développement des affaires:

- Préparer et effectuer le suivi des offres de service de petites envergures auprès des clients, en collaboration avec l'équipe DDA et le Vice-président;
- Maintenir le CRM à jour (contacts, courriels importants, etc.).
- Tâches pour assister le VP- contrôle de projets:

- Correction des courriels stratégiques et de la correspondance ;
- Maintenir à jour les documents de suivi des mandats, affectations de personnel, tableaux de taux facturables par mandat par ressource.
- Interagir et entretenir de bonnes relations avec les différents départements internes ainsi qu'avec les clients;
- Assister le Vice-Président avec multiples tâches administratives et tenir le compte de dépenses à jour;
- Effectuer les réservations de congrès, voyage, etc.
- Voir au respect des procédures de classement ;
**VOS ATOUTS**:

- Formation en secrétariat ou toute formation pertinente en soutien administratif;
- Excellente maîtrise de la langue française, autant à l'oral qu'à l'écrit;
- Bonne maîtrise de la suite MS Office : Word avancé, Excel, Outlook avancé, PowerPoint avancé.

**CE QUE NOUS VOUS OFFRONS**:

- Une culture entrepreneuriale axée sur la collaboration, l'excellence et le développement professionnel ;
- Un mode de travail hybride et de la flexibilité pour s'adapter à vos obligations familiales ;
- Une possibilité d'horaire sur 4,5 jours ;
- Un régime complet d'assurances collectives ;
- RÉER avec participation de l'employeur ;
- Un programme de soins de santé virtuels incluant la santé mentale ;
- 4 jours de congés payés entre Noël et le Jour de l'An ;
- Un comité social qui s'occupe d'organiser des activités et des divertissements hauts en couleur