Assistante de Direction, Services Généraux - Montréal, Canada - Canadian National Railway

Canadian National Railway

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Montréal, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Au CN, chaque jour apporte de nouveaux défis stimulants. Vous évoluerez dans un milieu intéressant où vous contribuerez au déroulement sécuritaire et efficace de nos activités et aiderez à maintenir l'économie sur la bonne voie. Nous offrons les programmes de formation rémunérés et les possibilités sur lesquelles reposent les carrières à long terme, et nous soulignons le travail acharné des employés qui s'efforcent de changer les choses. Vous pourrez vous épanouir dans notre culture unifiée axée sur la sécurité, où nous travaillons ensemble comme UNE ÉQUIPE. Nous offrons des carrières valorisantes car notre travail fait une différence.

Embarquez avec nous

**Résumé des fonctions**

Le coordonnateur ou la coordonnatrice Secrétariat général offre du soutien administratif et technique à la vice-présidente secrétaire générale déléguée et avocate générale Valeurs mobilières et gouvernance. La personne titulaire du poste collabore avec l'équipe des Services corporatifs et interagit avec différentes fonctions du CN, notamment Affaires publiques, Affaires juridiques, Exploitation, Finances et Comptabilité, Ressources humaines, Stratégie, Développement durable, Relations avec les investisseurs et Sécurité**.**

**Principales responsabilités**
- Préparer les réunions régulières et spéciales (en personne et virtuelles) du Conseil d'administration et de ses comités, et assurer l'exécution et la coordination avec les différents intervenants pour que les réunions soient réussies et concises
- Coordonner et planifier les réunions du Conseil, les événements connexes et les visites sur le terrain, notamment l'hébergement, le transport, le service de traiteur et la sécurité
- Superviser l'administration des utilisateurs de bout en bout du portail Diligent du Conseil d'administration du CN
- Offrir de la formation aux nouveaux utilisateurs
- Gérer les accès complexes aux différents dossiers et utilisateurs
- Téléverser les registres du Conseil et des comités pour examen par la direction au cours de la fin de semaine et télécharger le produit final pour la vérification par le Conseil d'administration du CN
- Travailler avec les fonctions pour assurer un suivi de la révision et de la modification de différents documents
- Fournir les registres finaux à la vice-présidente secrétaire générale déléguée et avocate générale Valeurs mobilières et gouvernance pour révision
- Fournir à la présidente-directrice générale (PDG), au vice-président exécutif, au chef de la direction financière et au chef de l'exploitation leur registre respectif pour révision au cours de la fin de semaine
- Préparer tous les documents liés aux réunions du Conseil d'administration, comme le registre des présences, le programme de la réunion et l'ordre du jour pour approbation par la PDG
- Collaborer avec la présidente-directrice générale de la Division des investissements, la première vice-présidente et chef Ressources humaines (RH), le chef de la direction financière, et les bureaux du contrôleur général et du vice-président exécutif Exploitation à propos de la documentation requise pour chaque comité : Gouvernance, Développement durable, Sécurité, Régime de retraite, Investissements, Vérification, Risques, RH et Rémunération
- S'assurer de la haute qualité et de la distribution en temps opportun de l'information et de la documentation
- Préparer le rapport des renseignements internes pour le vice-président exécutif Services corporatifs et chef de la direction des Affaires juridiques en regroupant les documents spécialisés et spécifiques requis pour les réunions du Conseil et des comités
- Collaborer avec l'avocate principale sur des documents juridiques pour les entreprises et entités qui nécessitent consignation
- Collaborer avec l'avocate principale sur les évaluations, y compris le contenu du site Web du CN
- Collaborer avec l'avocate principale à la préparation et à la coordination des documents requis pour l'intégration, la planification de l'orientation et le départ des nouveaux administrateurs du CN
- Traiter toutes les factures des réunions du Conseil et les dépenses des membres du Conseil
- Gérer tous les courriels qui sont envoyés aux membres du Conseil et à la haute direction pour toutes les réunions ou toutes communications comme les communiqués, les rapports du côté des ventes et autres
- Assurer la mise à jour des renseignements de suivi clés pour les projets
- Effectuer diverses tâches administratives en soutien à la vice-présidente et au département (par exemple, impression, envoi postal, organisation de documents, commande de cadeaux, renouvellement d'abonnements, etc.)
- Préparez des cartes et des compliments
- Numériser les coupures de presse et déléguer les éléments d'action requis
- Préparer et réviser des brouillons de lettres
- Gérer l