Adjointe, Adjoint de Direction - Montréal, Canada - Parc Olympique

Parc Olympique

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Joignez-vous à la grande famille du Parc olympique où les possibilités et les défis sont à l'image de l'immensité de ces installations emblématiques, où la créativité et la collaboration forment le béton de l'organisation et où chacune, chacun participe à sa façon à la création de moments mémorables._
- On n'attend que vous au Parc olympique_

**En tant que joueuse, joueur d'équipe**:
Le Parc olympique est en pleine transformation visant à lui permettre d'exploiter tout son potentiel et devenir le plus grand créateur d'expériences et d'émotions surdimensionnées au Québec Pour contribuer à son succès la vice-présidente Infrastructures et gestion de projets recherche une adjointe ou un adjoint qui épaulera toute l'équipe. Vous aimez collaborer avec plusieurs personnes ? Saisissez l'occasion d'appuyer plusieurs équipes dont la gestion immobilière, l'entretien et les services techniques, l'ingénierie et la construction, les projets majeurs et le bureau de projets organisationnel.

Faites partie de cette grande transformation et rejoignez la grande équipe en apportant votre appui à la vice-présidente et aux directeurs dans la coordination et la gestion des communications, internes et externes, avec les autres vice-présidences et directions de l'entreprise, les différents ministères et partenaires impliqués dans les divers dossiers et les multiples comités. Nous n'attendons que vous afin de rejoindre vos prochains collègues dynamiques et passionnés.

**Votre aire de jeu**:
Votre aire de jeu type ressemblerait à ceci:

- voir au fonctionnement des dossiers de la vice-présidente, en assurer le suivi et soumettre ceux en suspens;
- tenir à jour l'agenda de la vice-présidente en fixant les rendez-vous et en préparant les dossiers pour les rencontres et réunions prévues;
- coordonner les entrées d'informations, les requêtes, les projets, rédiger les réponses courantes pour les dossiers qui ne requièrent pas l'approbation de votre supérieur et identifier les sujets prioritaires à lui transmettre;
- rédiger et corriger les notes de service, les lettres, les rapports, les procès-verbaux et/ou les comptes rendus à être acheminés aux différents intervenants;
- agir à titre de secrétaire lors de réunions et rédiger le compte-rendu;
- faire de la recherche, de la cueillette d'information et de l'agencement de renseignements et de données;
- participer, préparer, analyser et assurer le contrôle et le suivi du budget de votre secteur;
- accomplir des travaux de vérification et voir au contrôle des paiements;
- assister la vice-présidente dans le respect des politiques et pratiques administratives et en assurer le suivi;
- collaborer avec la vice-présidente ou les directeurs à l'élaboration de politiques, de procédures et de directives spécifiques et recommander celles qu'il y aurait lieu de modifier ou d'adopter afin d'améliorer le rendement et l'efficacité de la vice-présidence et en assurer la mise en œuvre;
- préparer et coordonner la préparation des documents pour les différents comités du conseil d'administration, principalement le comité des immobilisations;
- vérifier tous les dossiers soumis au Conseil d'administration et à ses comités. S'assurer que leur présentation est conforme aux attentes;
- mettre à jour et maintenir un système de classement, de contrôle et de référence afin d'assurer la confidentialité et l'intégrité des documents;
- faire une saine gestion du système de rappels afin de s'assurer que l'équipe ne manque aucune échéance notamment pour les demandes de reddition de compte des différents ministères;
- appuyer son supérieur immédiat dans différentes tâches administratives, dans l'organisation de rencontres d'employés ou d'activités de consolidation d'équipe;
- seconder l'équipe dans les différentes tâches administratives et de suivis des différents dossiers ou participer à tout projet relié à ses compétences qui vous est confié;
- accomplir toutes autres tâches connexes.

**Vos qualifications, exigences, conditions particulières et aptitudes requises**:

- détenir un diplôme universitaire de premier cycle en administration;
- détenir plus de 5 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l'emploi.
- maîtrise de langue anglaise;
- excellente maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral;
- maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
- discrétion et confidentialité;
- démontrer des aptitudes interpersonnelles en communication verbale et écrite.

**Votre position**:
**Fonction**
- Adjoint de direction - infrastructures et gestion de projets
- **Échelle Salariale**
- Classe 9 / 25,08 $ à 44,44 $ de l'heure ,60 $ à 80 880,80 $) selon l'expérience pertinente (15 échelons)
- **Horaire**
- 35 heures par semaine