Agente, Agent Aux Affaires Administratives - Montréal, Canada - École Polytechnique de Montréal

École Polytechnique de Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

-No
-Affichage externe
-du 24 mars 2023 au 7 avril 2023

**Supérieur immédiat**
Directrice adjointe à l'administration départementale
Claudia Tocco

**Lieu de travail**
Pavillon principal (Montréal, Québec)

**Sommaire de la fonction**
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne recherchée assiste celle-ci en assurant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que compilation de données statistiques ou financières, suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses, des fonds de recherche, de l'organisation de l'enseignement et du suivi des dossiers du personnel de recherche. Assure la liaison avec les professeurs, les étudiants, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Recueille les données nécessaires, participe à l'analyse de ces données et produit les tableaux de données et statistiques pertinentes;
- Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi des budgets et fonds de recherche alloués au département. À cette fin, effectue les vérifications appropriées, s'assure de la disponibilité des fonds, prépare ou valide différents formulaires administratifs tels que documents comptables, demandes d'achat, demandes de paiements et remboursements, transferts de fonds, etc.; prend les mesures requises relevant de sa compétence et/ou signale toute anomalie à qui de droit. Tient à jour la comptabilité et prépare, selon les procédures établies, les différents formulaires comptables requis. Prépare et assure le suivi de la facturation émanant du département. Assure le suivi des aides financières, bourses, demandes de commandites;
- Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure, à cette fin, la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'enseignement telles que l'analyse de cours, plans de cours, clientèle, assignation des charges, besoins particuliers (salles, horaires, logiciels, etc.). Collabore également à la coordination du dossier de recrutement des charge de cours et des travaux pratiques, aides à l'enseignement et au suivi, conjointement avec le service des ressources humaines collabore à la coordination des dossiers des stagiaires internationaux et de recherche;
- Tient à jour l'inventaire des locaux, des téléphones, des prises réseau, de l'ameublement, des systèmes de clés et lecteurs de cartes. Participe au suivi des travaux d'aménagement faits au département;
- Prépare et fait, selon les procédures établies, le suivi des dossiers relatifs à tout mouvement et renouvellement de personnel : prépare les différents formulaires administratifs requis tels que demandes, lettres d'embauche, contrats d'engagement. Tient à jour les banques de temps (vacances, maladie, etc.);
- Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiant, visite de laboratoires, accueil des étudiantes et étudiants;
- Effectue des recherches dans la documentation et communique avec différents services de Polytechnique Montréal pour obtenir et fournir des renseignements relatifs aux secteurs d'activités relevant de sa compétence;
- Recueille, compile, traite et diffuse divers renseignements administratifs reliés à son secteur d'activités tels que les politiques internes de Polytechnique Montréal;
- Participe à des rencontres à caractère admin