Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Sitel, Peoplesoft, Jira, Banner, MRL, Infosilem et MAIA

Sous la supervision de la directrice des services à la communauté facultaire, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les différents secteurs de la DISC. Elle accomplit différentes tâches administratives, les différentes tâches de secrétariat inhérentes à la fonction ainsi que les suivis avec les personnes reliées aux différents projets.
Le mandat spécifique de cette personne consiste essentiellement à assumer des fonctions de support pour l'équipe de la logistique de la Faculté de médecine pour le Complexe intégré de formation en sciences de la santé (CIFSS) du pavillon Ferdinand-Vandry qui dessert trois facultés distinctes, soit : la Faculté de médecine, la Faculté de pharmacie et la Faculté des sciences infirmières. La personne pourrait avoir à apporter un soutien à d'autres secteurs de la DISC.
Tâches principales Répond en première ligne pour les demandes adressées à la logistique; Accueille, oriente et répond aux diverses demandes de la clientèle (en personne, au téléphone, par courriel, par radio, etc.); Trie et répond aux courriels de la logistique pour faire le suivi des demandes quotidiennes des étudiants et du personnel, incluant les demandes déposées dans le système de traitement des requêtes Jira; Traite les réservations des salles de cours ainsi que des aires communes reçues par courriel et par le module de réservation des locaux (MRL) et applique les politiques en vigueur; met à l'horaire les tâches, les activités et toute autre information pertinente dans le calendrier Outlook de la logistique; Participe aux opérations relatives à l'attribution des salles de cours selon la mise à l'horaire des sessions de cours; Collabore à la gestion des clés des trois facultés et donne les accès requis (clés de bureau, cartes magnétiques, etc.); Collabore avec la coordonnatrice d'activités de la logistique à la comptabilité du secteur de la logistique et applique les systèmes comptables en vigueur. Peut avoir à procéder aux vérifications et aux conciliations requises; Assure la saisie des demandes d'achats et de la facturation de la logistique; Prépare les bons de travail qui sont destinés au service des immeubles (SI) ou autres instances universitaires et en assure le suivi; Supporte le personnel de soutien de tous les secteurs de la DISC dans les périodes de pointe et au besoin en offrant un soutien en secrétariat; Etc.