Coordonnatrice ou Coordonnateur à L'administration - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

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Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Exigences normales

Sous réserve de l'appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.
Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d'expérience pertinente.

Description du poste

Le secteur de la logistique dessert les Facultés de médecine, pharmacie et sciences infirmières. Il est responsable de la gestion de quelque 100 salles d'enseignement et aires communes, des différentes activités qui se tiennent dans le pavillon ou à l'extérieur et du Centre de ressources en apprentissage (CRA).

La personne qui occupe cette fonction est responsable de la planification et la coordination des opérations quotidiennes telles que les ressources financières, les ressources matérielles et les ressources humaines en lien avec la gestion du pavillon Ferdinand-Vandry. Elle assume la gestion de l'équipe du secteur logistique composée de douze (12) membres de l'équipe et veille au soutien de première ligne pour les appuyer. Cette personne travaille sous l'autorité de la directrice des services à la communauté facultaire de la Faculté de médecine et se rapporte également aux directeurs exécutifs des trois facultés occupant le pavillon Ferdinand-Vandry.

Plus spécifiquement, la personne sélectionnée aura comme responsabilité de : Participer à la préparation du budget du secteur et effectuer des analyses pour différentes activités ou projets liés au secteur; Consolider les données financières, identifier les écarts et apporter des recommandations pour le budget trifacultaire de la logistique; Effectuer le suivi de diverses facturations (trifacultaire, locaux et autres); Répondre aux demandes d'information et propose des recommandations lorsque requis aux intervenants des trois facultés : directeurs exécutifs, gestionnaires facultaires des locaux, etc.; Recueillir, valider et interpréter des données et de l'information spécialisée, produire des rapports quant à l'utilisation des locaux; Analyser les besoins et recommander ou développer les outils et bases de données servant au contrôle des opérations en collaboration avec les intervenants trifacultaires concernés; Établir le calendrier annuel des processus logistiques nécessaires à l'attribution des locaux suivant la mise à l'horaire des différents programmes de chacune des sessions et de son suivi; Participer au suivi des projets d'investissement, de rénovation et de rehaussement (suivi par projet, projections à venir); Réaliser des évaluations et simulations en lien avec les projets trifacultaires; Analyser les problèmes d'espaces et de gestion des locaux en profondeur. Rechercher des solutions et soumettre des recommandations aux directions exécutives; Développer une vision 360 dans une perspective d'amélioration continue (service à la clientèle, opérations quotidiennes, etc.); Préparer les documents nécessaires et organiser les rencontres avec les directions facultaires; Coordonner et superviser l'ensemble des douze (12) ressources de l'équipe logistique : coordonnateur d'activités, technicienne en administration, agente de secrétariat, appariteur, commis à la documentation et aux équipements; S'assurer de la qualité et la conformité du travail; Procéder aux évaluations des membres de son équipe, s'assurer du respect des conventions collectives et accompagner les employés dans le développement de leurs compétences.

**Seront considérés comme des atouts**: Connaissance d'un milieu syndiqué et du mode de fonctionnement d'un milieu universitaire; Connaissance en Lean Management.

Vos conditions d'emploi

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l'expérience pertinente reconnue et la scolarité. Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l'employeur de l'ordre de 9,5% et employé de 8,8% Programme d'assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement Horaire d'été allégé Horaire flexible de 35h/semaine Programme de conciliation travail et vie personnelle Environnement de travail propice au développement professionnel Possibilité de financement pour entreprendre des études Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie

Équité, diversité et inclusion

L'Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d'une minorité visible ou ethnique, les autochtones et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d'adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins,