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Job Description
Job Description:Salary: **This position can be fully remote or hybrid near Mitacs offices in Montreal, Toronto, Vancouver or Ottawa** Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team? Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an "outside the box" thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected? Do you enjoy building partnerships to solve mutually beneficial challenges? Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada's world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students' on-the-job skills development, and strengthens Canada's world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada's most valuable resource – its people. To get a better understanding of Mitacs and read the complete job description, please visit our website: POSITION SUMMARY (1 year contract) Reporting to the Team Lead, Post-Approval, this position is responsible for coordinating the administration of the research grant awards from the point of approval to completion of the project. KEY RESPONSIBILITIES AdministrationMaintain a high-quality standard and exceptional client focus throughout the post-approval lifecycle of all projects.Prepare and review award letters, revise / authorize award letters, process project change request and cancellation letters.Apply pooled funding, collect supplemental international docs, confirm start dates, process new intern documents. Do follow-ups including TBDs, enforce end date policy and respond to project participant questions.Manage project changes to ensure that grants are eligible for change upon request by clients/external stakeholders, and that all documentation is adequately completed before actioning change requests.Provide guidance and assistance to external stakeholders regarding the administration of their grant file and respond to any inquiries regarding the relevant program.Ensure timely release of funds to academic institution.Communicate effectively with various academic institution research administrations, academic supervisors, interns, and partner organizations, and offer solutions when challenges arise.Draft various types of correspondence to applicants/academic institution at various stages of their internship(s).Data entry, electronic filing, and data archiving. Departmental support Work closely with other members of the Grants department, Finance department, Business Development team, Programs department and Research team to keep everyone informed of procedural changes and offer solutions to possible challenges that may arise with the project.Participate, ad hoc, in departmental initiatives to support other teams, programs, department or strategic administrative initiatives.Any other duties as required. Reporting and compliance:Ensure compliance with funding agreements and program guides.Assist in coordination and data collection for various relevant regional reports to funding agencies.Responsible for timely and accurate reporting.Work closely with the Finance department to ensure appropriate funding allocation is applied.Review research agreements, and proposals to ensure compliance with policies and procedures for the specific program. Skills and experience 2-3 years of experience in an administrative position or equivalent work experience in academic setting and/or in account management is preferred.Fluently bilingual (written and oral) in both French and English. Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada.Strong time management and multi-tasking skills, attention to detail and accuracy are essential.Excellent track record of working across teams at various levels within an organization.Excellent intermediate-to-advanced level of experience with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, Pivot Tables).Strong interpersonal, problem solving and conflict resolution skills.Independently motivated, with the ability to take on tasks and duties without immediate direction. Hiring Range: $51,360 - $60,990 Salary Range: $51,360 - $77,040 Hiring and Salary Range Transparency Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range. The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role. Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role. Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process. ___________________________________________________________________________________ **Veuillez noter que ce poste peut être entièrement éloigné ou hybride près des bureaux de Mitacs à Ottawa, Montréal, Toronto ou Vancouver** Souhaitez-vous faire partie de notre équipe qui mise sur l'entrepreneuriat et l'innovation? Vous vous épanouissez dans un milieu axé sur l'esprit d'entreprise et appréciez le travail en équipe? Aimez-vous sortir des sentiers battus et cherchez-vous continuellement à apporter des améliorations? Adoptez-vous une approche stratégique à l'égard de votre travail? Aimez-vous évoluer au sein d'un environnement de travail dynamique et où vos opinions sont valorisées et respectées? Aimez-vous créer des partenariats pour résoudre des défis mutuellement avantageux? Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d'un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d'enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l'écosystème d'innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d'innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d'affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d'enseignement du Canada et de l'étranger, nous soutenons l'avènement d'une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web : DESCRIPTION DU POSTE (contract de 1 an) Relevant du chef ou de la cheffe d'équipe, Post-approbation, la personne titulaire de ce poste est responsable de coordonner l'administration des subventions de recherche, de leur approbation jusqu'à l'achèvement du projet. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS AdministrationAssurer un standard de qualité élevée et une attention exceptionnelle à la clientèle tout au long du cycle de vie des projets après leur approbation.Préparer et passer en revue les lettres d'octroi de bourse et les approuver, traiter les lettres de demande de changement au projet et d'annulation de projet.Appliquer la mise en commun du financement, obtenir les documents internationaux complémentaires, confirmer les dates de début, traiter les documents des nouvelles personnes stagiaires. Effectuer des suivis, notamment au sujet des stagiaires à déterminer, appliquer la politique de date de fin et répondre aux questions envoyées par les personnes qui participent aux projets.Gérer les changements aux projets en s'assurant que les subventions sont admissibles à des changements à la demande de la clientèle et des parties prenantes externes, et que tous les documents sont dûment remplis avant de procéder au changement demandé.Prodiguer des conseils et offrir son aide aux parties prenantes externes en ce qui concerne l'administration de leur dossier de subvention et répondre aux requêtes relatives aux programmes.S'assurer de la remise des fonds à l'établissement d'enseignement dans les délais.Communiquer efficacement avec les bureaux administratifs de différents établissements d'enseignement, professeur·es superviseur·es, stagiaires et organisations partenaires. Proposer des solutions aux défis qui surgissent.Rédiger divers types de correspondance s'adressant aux demandeuses et demandeurs/établissements d'enseignement aux différents stades des stages.Effectuer l'entrée de données, le classement électronique et l'archivage de données. Soutien offert au sein du serviceTravailler étroitement avec les autres membres du service Gestion des subventions, du service Finances, de l'équipe Développement des affaires, du service Programmes et de l'équipe Recherche pour tenir tout le monde au courant des changements de procédures et pour offrir des solutions en cas de difficultés éventuelles au cours du projet.Participer, ponctuellement, aux initiatives du service pour soutenir d'autres équipes, programmes, services ou d'autres initiatives administratives stratégiques.Autres tâches, au besoin. Rapports et conformitéS'assurer de la conformité aux ententes de financement et aux guides de programme.Appuyer la coordination et la collecte de données pour divers rapports régionaux pertinents aux bailleurs de fonds.Assumer la responsabilité de la présentation de rapports précis et fournis à temps.Travailler en étroite collaboration avec le service Finances pour veiller à ce que la répartition du financement soit adéquate.Réviser les ententes de recherche et les propositions pour s'assurer de leur conformité avec les politiques et les procédures propres au programme en question. Compétences et expérienceDeux à trois ans d'expérience dans un poste administratif ou une expérience de travail semblable dans un contexte postsecondaire ou en gestion de compte, préférable.Bilingue (écrite et orale), en français et en anglais. La connaissance de l'anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, clients et partenaires situés partout au Canada.Solides compétences en gestion du temps et capacité à mener de front plusieurs tâches; souci du détail et précision indispensables.Expérience avérée en travail interfonctionnel avec plusieurs équipes et à différents niveaux dans une organisation.Excellente expérience de niveau intermédiaire à avancé avec la suite logicielle Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, tableaux croisés dynamiques).Entregent et solides compétences en résolution de problèmes et de conflits.Motivation intrinsèque et capacité à effectuer des tâches et à assumer des responsabilités de manière autonome. Échelle d'embauche : 51 360$ $ Échelle salariale : 51 360$ $ Transparence quant aux échelles d'embauche et salariale Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l'échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l'échelle d'embauche. L'échelle salariale est l'échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l'échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l'expérience pour le poste. Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu'un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l'échelle salariale pour ce poste. L'équité, la diversité et l'inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs. Nous croyons qu'une main-d'œuvre composée d'individus présentant une diversité d'idées, de forces, de champs d'intérêt et d'origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement. remote work
