Executive Assistant - Ottawa, Canada - Mitacs

Description

Executive Assistant – International Partnerships

**This position can be fully remote or hybrid near Mitacs offices in Montreal, Toronto or Ottawa**

Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an "outside the box" thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected? Do you enjoy building partnerships to solve mutually beneficial challenges?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada's world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students' on-the-job skills development, and strengthens Canada's world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments, and academia, we support a new economy using Canada's most valuable resource – its people.

To get a better understanding of Mitacs and read more about our values please visit our website:

Responsibilities:

Calendar Management and meeting coordination:

• Coordinate and manage the executive's schedule, including meetings, appointments, and travel arrangements.
• Anticipate scheduling conflicts and proactively resolve them.
• Arrange, schedule, and prepare materials for meetings, ensuring all necessary details are in place.
• Attend meetings as required, take minutes, and distribute relevant information.

Communication:

• Serve as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders.
• Draft correspondence on behalf of the team, create and update presentations, briefing notes, and other documentation for team review. The role may involve interaction with senior-level counterparts, requiring effective communication with stakeholders at various levels.

Project Support:

• Assist in the coordination and execution of special projects, events, and initiatives as directed by the International Partnerships Team

Travel Planning and Coordination:

• Arrange and coordinate all aspects of executive travel, including flights, accommodations, ground transportation, and any special requirements.
• Anticipate and address potential travel challenges, ensuring executives' schedules align with business priorities.
• Develop comprehensive and detailed travel itineraries, including meeting schedules, contact information, and relevant documentation.
• Provide executives with all necessary travel information and ensure they are well-prepared for their trips.

Qualifications:

• Bachelor's degree or equivalent experience.
• Proven experience as an executive assistant with a focus on international travel coordination.
• Exceptional organizational and multitasking abilities.
• Strong written and verbal communication skills.
• Proficiency in office software (e.g., Microsoft Office Suite).
• Adaptable to change, thriving in an environment that may undergo frequent shifts.
• High level of professionalism and discretion.

Additional Requirements:

• Proactive and resourceful individual, comfortable taking initiative and independently handling tasks to support the team's objectives.
• Language competencies in addition to English would be advantageous.
• Interest in international affairs is considered an asset.

Hiring Range: $56,640 - $67,260

Salary Range: $56,640 - $84,960

Hiring and Salary Range Transparency

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.

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Adjointe ou adjoint de direction, Partenariats internationaux

**Veuillez noter que ce poste peut être entièrement éloigné ou hybride près des bureaux de Mitacs à Ottawa, Montréal ou Toronto**

Souhaitez-vous faire partie de notre équipe qui mise sur l'entrepreneuriat et l'innovation?

Vous vous épanouissez dans un milieu axé sur l'esprit d'entreprise et appréciez le travail en équipe? Aimez-vous sortir des sentiers battus et cherchez-vous continuellement à apporter des améliorations? Adoptez-vous une approche stratégique à l'égard de votre travail? Aimez-vous évoluer au sein d'un environnement de travail dynamique et où vos opinions sont valorisées et respectées? Aimez-vous créer des partenariats pour résoudre des défis mutuellement avantageux?

Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d'un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d'enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l'écosystème d'innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d'innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d'affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d'enseignement du Canada et de l'étranger, nous soutenons l'avènement d'une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain.

Pour mieux comprendre Mitacs et en apprendre davantage sur nos valeurs, veuillez visiter notre site Web :

Responsabilités :

Gestion du calendrier et coordination des réunions :

• Coordonner et gérer le calendrier de la direction, y compris les réunions, les rendez-vous et les dispositions de voyage.
• Anticiper les conflits d'horaire et les résoudre de manière proactive.
• Organiser, prévoir et préparer la documentation pour les réunions en s'assurant que tous les détails essentiels sont en place.
• Participer aux réunions lorsque nécessaire, prendre des notes et transmettre les renseignements pertinents.

Communication :

• Servir de personne-ressource principale entre la direction et les parties prenantes internes et externes.
• Rédiger les messages de l'équipe, créer et mettre à jour les présentations, les notes d'information et toute autre documentation à être relue par l'équipe. Le poste pourrait impliquer des interactions avec des interlocuteurs et interlocutrices de haut niveau; il faut donc savoir communiquer efficacement avec des parties prenantes de différents niveaux.

Soutien aux projets :

• Aider à la coordination et à l'exécution de projets, d'initiatives et d'événements spéciaux selon les demandes de l'équipe des partenariats internationaux.

Planification et coordination des voyages :

• Organiser et coordonner tous les aspects des voyages de la direction, y compris les vols, l'hébergement, le transport terrestre ainsi que toute condition spéciale.
• Anticiper et résoudre tout problème potentiel de voyage pour harmoniser les horaires de la direction avec les priorités organisationnelles.
• Élaborer des itinéraires détaillés qui comprennent le calendrier des réunions, les coordonnées des personnes-ressources et la documentation pertinente.
• Fournir aux membres de la direction tous les renseignements nécessaires sur le voyage et s'assurer qu'ils et elles sont bien préparé·es pour leur voyage.

Qualifications :

• Baccalauréat ou expérience équivalente.
• Expérience avérée en tant qu'adjointe ou adjoint de direction avec accent sur la coordination de voyages internationaux.
• Capacité de faire plusieurs choses à la fois et sens exceptionnel de l'organisation.
• Solides compétences en communication verbale et écrite.
• Maîtrise des logiciels de bureau (p. ex. la suite Microsoft Office).
• Capacité d'adaptation et à s'épanouir dans un environnement qui pourrait changer régulièrement.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

Exigences supplémentaires :

• Personne proactive et ingénieuse, qui fait preuve d'initiative et peut travailler de manière autonome pour appuyer les objectifs de l'équipe.
• Connaissances de langues autres que l'anglais est un atout.
• L'intérêt pour les affaires internationales est considéré un atout.

Échelle d'embauche : 56 640$ $

Échelle salariale : 56 640$ $

Transparence quant aux échelles d'embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l'échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l'échelle d'embauche.

L'échelle salariale est l'échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l'échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l'expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu'un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l'échelle salariale pour ce poste.

L'équité, la diversité et l'inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs. Nous croyons qu'une main-d'œuvre composée d'individus présentant une diversité d'idées, de forces, de champs d'intérêt et d'origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement.