Coordonnatrice Intermédiaire ou Coordonnateur - Ottawa, Canada - Université d'Ottawa

Université d'Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Suivez-nous sur **LinkedIn**

**Type d'emploi**:
Employé

**Durée en mois** **(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d'emplois**:
Gestion des programmes d'études

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
IDP - Opérations et Service à la clientèle

**Campus**:
Pavillon Desmarais

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d'affichage**:
April 08, 2024

**Date de clôture**:
April 19, 2024

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
PSUO, classe 07

**Échelle salariale**:
$55, $69,783.00

L'Institut de développement professionnel:
L'Institut de développement professionnel (l'IDP) de l'Université d'Ottawa a été établi il y a plus de 40 ans pour offrir des occasions d'apprentissage professionnel. Chaque année, des milliers de professionnels du secteur public et de dirigeants du secteur privé profitent d'une gamme d'activités et de programmes de perfectionnement professionnel continu offerts par l'IDP. Les formateurs expérimentés de l'IDP, qui sont des experts en la matière dans leur secteur d'activités, sont formés pour répondre aux besoins particuliers des apprenants adultes.

**Raison d'être du poste**:
Sous la direction de la Coordonnatrice responsable, Opérations, la ou le titulaire du poste est responsable d'assumer la responsabilité des tâches logistiques liées à la prestation des programmes d'une faculté, d'un service ou d'un environnement de recherche - notamment les cours, les ateliers, la formation et les activités spéciales - et veiller au déroulement harmonieux et efficace des activités, tout en offrant une expérience client exceptionnelle. Coordonner certains aspects de la gestion des ressources physiques et matérielles, entre autres les ententes avec des fournisseurs externes et divers services de l'Université d'Ottawa. Réaliser diverses tâches administratives liées à la prestation de programmes, notamment les transactions financières et les communications courantes. Peut-être appelé à accomplir des tâches logistiques lors de projets spéciaux relevant du programme général.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- Réaliser diverses tâches opérationnelles liées à la prestation continue d'un programme au sein d'un service, du secteur scolaire ou d'un environnement de recherche. Réaliser des tâches administratives ou financières courantes, et toutes les activités opérationnelles liées à la prestation de programme de façon efficace et selon le cadre budgétaire. Effectuer des tâches de dépannages lors d'imprévus dans l'exécution du programme, et mettre en œuvre des solutions créatives pour assurer la poursuite des activités. Tenir un registre précis des principales données historiques et des paramètres du programme.
- Agir comme agent de liaison entre les gestionnaires de programme, les clients, les contributeurs, les experts et les divers intervenants afin d'assurer la transmission efficace des renseignements clés sur les éléments du programme sous sa responsabilité. Veiller à ce que les renseignements sur le programme, les échéances et les exigences soient exacts, clairs, accessibles et à jour. Tenir compte des commentaires de la clientèle et renvoyer les questions plus complexes aux gestionnaires de programme concernés, dans un souci d'excellence du service.
- Gérer les inscriptions en vue d'une participation continue aux programmes offerts. Planifier et exécuter un processus d'inscription efficace aux événements spéciaux et en faire le suivi. Réaliser d'autres tâches courantes visant à soutenir le bon déroulement des événements relevant du programme.
- Tenir un inventaire exact des ressources nécessaires à la prestation de programme. Participer à la planification générale relative aux programmes offerts en anticipant les besoins en ressources pour les cycles du programme, notamment les besoins matériels et en matière d'espace.
- Produire divers rapports pour les gestionnaires de programme en appui à la planification et aux initiatives d'amélioration continue.

**Ce que vous apportez**:

- Formation postsecondaire en administration, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience
- Au moins trois (3) ans d'expérience pertinente en coordination administrative
- Expérience reconnue en service à la clientèle
- Expérience au sein d'un établissement postsecondaire ou d'un autre type d'organisation complexe (un atout).
- Maîtrise de tous les logiciels de la suite Microsoft Office
- Excellent sens de l'organisation et souci du détail dans un environnement où les activités se déroulent rapidement
- Capacité à produire un travail de grande qualité dans un environnement où les échéanciers sont stricts et nombreux
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication
- Capacité reconnue à tra